Riktlinje för rådgivande organ i Umeå kommun

Vid genomlysningen identifierades följande förbättringsområden:

Dokumentbegrepp Det är principiellt olyckligt att föra in begrepp från ett fält/område i ett nytt sammanhang utan hänsyn till de konsekvenser det kan innebära. Risken är att man genom att använda begrepp som innebär en sak och är förknippade med vissa värden/betydelser i ett sammanhang med automatik ger en förespegling om att begreppet har samma värde och betydelse i ett annat sammanhang. Något som dessvärre har skett när det gäller kommunens befintliga Råd.

Begrepp som reglemente, arbetsordning och delegationsordning har över lång tid nyttjats i den organisatoriska styrningen för att fastslå ansvar och mandat i de politiska organ (styrelse, nämnd och utskott) som kommunfullmäktige tillsatt och tilldelat ansvar/mandat för olika kommunala ändamål/kompetenser. Allteftersom olika rådgivande organ tillkommit har ovanstående begrepp nyttjats i ett nytt sammanhang. Något som i viss utsträckning föranlett missförstånd avseende rådens beslutsmandat, ansvar och ställning. Att ge en förespegling om att ett råd har samma beslutsmandat, formella ansvar och formaliakrav som en nämnd riskerar att leda till både missförstånd och överdriven administration.

Det vore därför bra att använda helt andra begrepp och benämningar på de dokument som beskriver syfte och arbetsformer för rådgivande organ. Det skulle minska risken för onödiga missförstånd om de rådgivande organens funktion, ansvar och mandat.

Behov av att tydliggöra beslutsmandat Idag har de olika rådgivande organen olika skrivningar om vilka mandat respektive råd egentligen har. Det bör tydliggöras att ett rådgivande organ är just rådgivande.

Behov av att tydliggöra beslutsordning Idag har de rådgivande organens reglementen fastställts och reviderats på olika beslutsnivåer. Vissa reglementen är fastställda och/eller reviderade av kommunfullmäktige medan andra hanterats av ansvarig nämnd eller utskott till nämnd. Detta bör förtydligas och en gemensam princip bör införas för vilken organisatorisk nivå som har mandat att reglera rådens arbete.

Behov av att minska administration relaterat till de rådgivande organen Idag skiljer sig de administrativa kraven stort mellan de olika råden. I vissa råd upprättas såväl uppdragsplan som tertialvis verksamhetsuppföljning medan andra har en löpande aktivitetsplanering/uppföljning. Enstaka råd har inte någon aktivitetsplanering/aktivitetsuppföljning utan nyttjas till att föra dialog i frågor som är aktuella för stunden. Avsaknaden av en principiell hållning avseende omfattning på den planering/uppföljning rådet förväntas upprätthålla har i vissa råd tenderat att leda till omfattande administrativt arbete för att upparbeta planering och uppföljning av rådets arbete.

Ett annat område som generar administration är avsaknaden av gemensamma principer för hantering av kallelser till och dokumentation av de möten som bedrivs i respektive råd. Några av råden har en enkel hantering medan andra har en nämndsliknande och i sammanhanget omfattande administrativ hantering (fullvärdiga kallelser m beslutsunderlag/bilagor, protokoll m justering etc.).

Behov av att tydliggöra om och hur deltagare i råd ska uppbära arvode/ersättning för deltagande Slutligen finns det ett behov av att tydliggöra om och i vilken omfattning deltagare i råd ska uppbära arvode eller inte samt för vad och i vilken omfattning deltagare i rådet kan begära arvode. Idag skiljer de olika råden sig åt i frågan, vissa råd arvoderas samtidigt som andra inte arvoderas alls.

Mot denna bakgrund upparbetades ett förslag till riktlinje för rådgivande organ under våren 2023.

KSnau beslutade därefter i april 2023 att förslaget skulle skickas på remiss för att inhämta yttrande från de nämnder som idag är ansvariga för rådgivande organ samt till de myndigheter och organisationer som idag ingår i ngt av kommunens rådgivande organ.

Inkomna remissyttranden samt hur inkomna synpunkter/förslag beaktats redovisas i bilaga 3.

I bilaga 2 redovisas de förändringar som föreslås efter remisshantering och intern beredning inom Stadsledningskontoret.

Bilaga 1 utgörs av det förslag till riktlinje som kommunfullmäktige föreslås fastställa.