Förvaring av Samordningsförbundets handlingar

Lag om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser (SFS 2003:1210) lägger ett arkivmässigt tillsynsansvar för samordningsförbund ”…på arkivmyndigheten i en kommun som är medlem av förbundet” (20 §). För de fall där flera kommuner ingår i förbundet förutsätts ”…de berörda kommunerna komma överens om vilken av dem som ska svara för tillsynen”. För Samordningsförbundet Umeåregionen synes sådan överenskommelse redan vara träffad då det i dess förbundsordning (19 §) anges att Umeå kommuns kommunstyrelse innehar tillsynsansvaret. Det kan vara tveksamt om skyldighet att motta samordningsförbundets arkiv skall anses följa av detta tillsynsansvar. Då det emellertid inte är rimligt att kräva att samordningsförbundet skall bygga upp en egen arkivorganisation kring förvaringen av sitt arkiv, och då stadsarkivet har ledig kapacitet för att i befintliga arkivlokaler förvara den mängd handlingar som bedöms kunna komma i fråga, vore stadsarkivet berett att motta dessa handlingar.

För Samordningsförbundet Umeåregionen saknas idag gallringsföreskrifter (sådana föreskrifter får endast meddelas av kommunfullmäktige och efter samråd med Riksarkivet). Några insatser för att ordna och förteckna arkivet har heller inte gjorts sedan samordningsförbundets bildande 2005-05-01 (då under namn av ”Samordningsförbundet Umeå”). Därtill kommer att samordningsförbundets arkivbildning, trots sin lilla organisation, bitvis är komplicerad med både digitala handlingar och svåra arkivmässiga gränsdragningar mot andra myndigheter. Det förefaller därför rimligt att samordningsförbundet avsätter medel för en projektanställning på åtminstone en månad för ordnings- och förteckningsarbeten i det arkivmaterial som levereras.