Yttrande över granskning av kommunens köp av konsulttjänster

Att kommunstyrelsen och tekniska nämnden enligt revisionsrapporten är så till förväxling likartade leder lätt till slutsatsen att de åtgärder Umeå kommun bör vidta är av kommunövergripande karaktär snarare än förvaltningsspecifika.

Det är därför glädjande att kommunrevisionen uppmärksammar och lyfter fram det kommunövergripande utvecklingsarbete som kommunstyrelsen via kommunstyrelsens egen förvaltning redan vidtar. Stadsledningskontoret arbetar intensivt med ett flertal utvecklingsprojekt som sammantaget bedöms ge goda förutsättningar att hantera huvuddelen av de rekommendationer som kommunrevisionen lämnat.

Nedan följer en genomgång av kommunrevisionens rekommendationer med kommentarer från Stadsledningskontoret:

Rekommendation: Stärk kontrollen över att samtliga upphandlingar, inköp och avrop mot avtal som styrelsen och nämnden och deras förvaltningar ingår följer lagstiftning och kommunens policys, regler och riktlinjer. Kommentar: Stadsledningskontoret arbetar där så är möjligt med stöd av ramavtal och den egna kompetensen inom Stadsledningskontorets upphandlingsbyrå. Detta för att säkerställa att upphandling sker på ett korrekt sätt, underlätta konkurrens ur ett pris- och kvalitetsperspektiv och möjliggöra intern effektivitet. Uppföljning och administration av ingångna avtal kommer att stärkas inom ramen för det arbete med att upprätta en kommungemensam avtalsdatabas som leds av Stadsledningskontorets upphandlingsbyrå.

Rekommendation: Stärk kontrollen över att förvaltningarna vid projektplanering alltid i första hand prövar om egen kompetens kan tas i anspråk. Kommentar: Huvuddelen av alla de utvecklingsuppdrag och projekt som kommunstyrelsen bedriver bemannas med befintlig kompetens eller genom tidsbegränsade projektanställningar. Konsulttjänster bör huvudsakligen nyttjas för att tillfälligt ge tillgång till spetskompetens som är svårrekryterad och/eller som ej bör rekryteras då behovet är tillfälligt eller förekommer med oregelbunden frekvens.

Att bygga upp administration för att i kontrollsyfte dokumentera om förvaltningen prövat om egen kompetens kan tas i anspråk i dessa fall bedöms både vara byråkratiskt och kostnadsdrivande.

Om Stadsledningskontoret under ett givet projekt anlitar en viss typ av expert/sakkunnig så innebär det inte med självklarhet att denna expert/sakkunnige är lämplig att bemanna alla projekt/uppdrag som stadsledningskontoret bedriver. En jämförelse med kommunrevisionens nyttjande av olika sakkunniga/experter för att genomföra olika typer av granskningar inom olika sakområden ligger nära till hands.

Rekommendation: Stärk kontrollen av vilka konsulttjänster som köps för att motverka risken för otillåtna direktupphandlingar. Kommentar: Rekommendationen hanteras med fördel inom ramen för pågående arbete med att utveckla processen för inköp och upphandling med särskilt fokus på avtalsförvaltning och förbättrad överblick över kommunens köpbeteende.

Rekommendation: Stärk kopplingen mellan detaljbudgetarbetet och projektbudgetarbetet för att motverka risken för större avvikelser mot budget i projekt. Kommentar: I enlighet med revisionsrapporten arbetar kommunstyrelsen redan med kalkylering av kostnaden för identifierade behov av konsultköp inför detaljbudgetarbetet. Som även framgår av revisionsrapporten har kommunstyrelsen genom stadsdirektören sökt minimera risken för förekomst av tilläggsuppdrag genom att begränsa personkretsen som har rätt att göra inköp/avrop mot avtal.

Rekommendation: Stärk den interna kontrollen av fakturor och attestkedjan. Kommentar: Arbetet med att stärka den interna kontrollen i hela avtalskedjan från upphandling, avtalstecknande, avrop och attest/kontroll är ett viktigt och angeläget arbete. De uppdrag kommunfullmäktige gett kommunstyrelsen inom området bedöms tillsammans med pågående översyn av attestreglemente och kommunstyrelsens delegationsordning förbättra förutsättningarna för stärkt intern kontroll och minska risk för att jävsituationer uppkommer.

Rekommendation: Uppmuntra förvaltningen/förvaltningarna att i större omfattning ta Upphandlingsbyråns tjänster i anspråk vid samtliga upphandlingar för att stärka affärsmässigheten i samband med upphandling och inköp. Kommentar: Upphandlingsbyrån är en enhet inom stadsledningskontoret och nyttjas frekvent av stadsledningskontorets övriga avdelningar och enheter.

Rekommendation: Uppdra åt stadsdirektör och förvaltningschef att förtydliga hur förvaltningarna ska arbeta för att i första hand ta egen personal i anspråk för projektuppdrag. Kommentar: Så sker redan idag. Huvuddelen av alla de utvecklingsuppdrag och projekt som kommunstyrelsen bedriver bemannas med befintlig kompetens eller genom tidsbegränsade projektanställningar. Konsulttjänster ska huvudsakligen nyttjas för att tillfälligt ge tillgång till svårrekryterad spetskompetens.

Rekommendation: Uppdra åt stadsdirektör och förvaltningschef att förtydliga hur förvaltningen ska arbeta med att säkerställa att kompetensöverföring sker till den egna personalen i samband med att konsulter tas i anspråk i projekt och särskilda uppdrag. Kommentar: Där så är möjligt sker det redan idag. I flera fall är det dock inte rimligt, genomförbart eller kostnadseffektivt.