Hantering av avtals- och prisförändringar med anledning av Ukrainakriget
Kommunstyrelsen · 17 maj 2022 · § 83 · Dnr KS-2022/00379
Kommunstyrelsens beslut
Kommunstyrelsen föreslås besluta:
att fastställa stadsledningskontorets förslag till förhållningsätt, förstärkt beslutsordning samt förstärkt information och rapportering.
att beslut om förhållningsätt, beslutsordning samt information och rapportering kvarstår tills näringslivs- och arbetsutskottet bedömer att behovet upphört.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
Med anledning av Rysslands invasion av Ukraina finns risk för prishöjningar inom ett stort antal avtalsområden, många av kommunens leverantörer har aviserat prishöjningar inom olika områden och ca 10 specifika förfrågningar om pris- och avtalsjustering har inkommit tom 21 april.
Stadsledningskontoret har därför tagit fram förslag till förhållningsätt, förstärkt beslutsordning samt förstärkt information och rapportering avseende tillfälliga avtalsförändringar för att hantera och så långt som möjligt motverka negativa konsekvenser på kommunens ekonomi.
Umeå kommuns förhållningsätt bör baseras på hur andra offentliga myndigheter agerar.
Läs hela sammanfattningen
Förslag till förhållningssätt
- Inga generella höjningar Umeå kommun gör inga generella höjningar över hela avtalsportföljen, utan bedömer de enskilda avtalen utifrån dess olika juridiska förutsättningar samt vilka konsekvenser en korrigering kan få och vad som kan hända om korrigering uteblir. Umeå kommun accepterar inte allmänt hållna förfrågningar, utan respektive leverantör måste tydligt visa hur stor del av deras totala kostnad som påverkas av till exempel ökade transportkostnader. Leverantör måste uppge varför priserna på just dessa varor/tjänster behöver justeras och vilka konsekvenser som kan uppstå om detta inte görs.
- Bara kritiska varor och tjänster Kommunen genomför enbart prisjusteringar (utöver tidigare avtalade prisjusteringar) för kritiska varor och tjänster samt områden där transportkostnaderna är väsentliga.
- Enbart faktiska kostnadsökningar Prisjustering ska bara ske för de varor/tjänster i avtalet som berörs av de faktiska kostnadsökningarna och ska gå att härleda till förändring i leverantörens inköpspris.
- Enbart tidsbegränsade avtalsförändringar Avtalad prisjustering ska vara tidsbegränsad och vara utformad så att återgång till ursprungligt avtalat pris sker med automatik senast 6 månader från att avtalsförändring träder i kraft. Prisjustering följs upp av upphandlingsbyrån varannan månad från att avtalsförändring träder i kraft. Entreprenadavtal (enligt AB04) följs upp av tekniska nämnden månadsvis. Umeå kommun förbehåller sig rätten att initiera och reglera avtalsrevidering av förändrat avtal om staten eller annan aktör beslutar om stödinsatser riktade till företag/bransch/sektor som omfattas av reviderat avtal.
Förslag till förstärkt beslutsordning Stadsledningskontoret föreslår att:
Avtalsägande styrelse/nämnd beslutar om omfattande ändringar i befintliga avtal ADDA, Sveriges kommuner och regioners inköpscentral, har precis som vid Covidpandemin bedömt att Ukrainakriget utgör en s.k. oförutsebar omständighet. Detta innebär möjlighet att åberopa oförutsebara omständigheter enligt Lagen om Offentlig Upphandling (17 kap. 12 § LOU). Enligt LOU får ett kontrakt eller ett ramavtal ändras utan en ny upphandling, om behovet av ändringen beror på omständigheter som den upphandlande myndigheten varken förutsåg eller borde ha förutsett vid beslutet att tilldela kontraktet eller att ingå ramavtalet. En sådan ändring får dock inte
1. medföra att kontraktets eller ramavtalets övergripande karaktär ändras, eller
2. innebära att värdet av kontraktet eller ramavtalet ökar med mer än 50 procent.
Ändringar som sker med anledning av oförutsebar omständighet måste annonseras. Omfattande ändring i befintligt avtal ska alltid beslutas av den styrelse/nämnd som är avtalsägare.
Mindre ändringar i befintliga avtal beslutas enligt gällande delegationsordning Enligt LOU får ett kontrakt eller ett ramavtal ändras utan en ny upphandling, om kontraktets eller ramavtalets övergripande karaktär inte ändras och ökningen eller minskningen av kontraktets eller ramavtalets värde är lägre än:
1. tröskelvärdet för varor och tjänster (2,2 mnkr) respektive tröskelvärdet för byggentreprenad (56 mnkr) och
2. 10 procent av kontraktets eller ramavtalets värde, om det är fråga om varor och tjänster eller 15 procent av kontraktets eller ramavtalets värde om det är fråga om upphandling av byggentreprenad. Mindre avtalsförändringar som sker med anledning av Ukrainakriget beslutas i enlighet med gällande delegationsordning (dvs av delegat eller av berörd styrelse/nämnd). Beslut som fattas av delegat anmäls till avtalsägande styrelse/nämnd (dvs till KSNAU, Tekniska nämnden eller till annan avtalsägande nämnd).
Förslag till förstärkt information och rapportering Stadsledningskontoret föreslår att information och rapportering förstärks tills vidare, det innebär att:
- KSNAU får månatlig information om kostnadsutveckling och kommunens ekonomiska ställning, i samband med denna månatliga information överlämnas även sammanställd information om samtliga avtalsförändringar i avtal där KS är avtalsägare och där avtalsförändring uppstått med anledning av Ukrainakriget.
- Information om avtalsförändringar lämnas till berörda nämnder/förvaltningar då begäran om prisförändring inkommit från leverantör samt då omförhandling genomförts.