KF uppdrag 2022:19 - Digital omställning och digitala verktyg
Kommunstyrelsen · 17 januari 2023 · § 2 · Dnr KS-2022/00188
Kommunstyrelsens beslut
att information enligt rapporten godkännes
att ”Komplettering utifrån återremittering - KS-uppdrag 2022:19, Digital omställning och digitala verktyg” biläggs planeringsdirektivet inför överlämnande till partipolitisk beredning i april.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
Med koppling till kommunens övergripande mål för digital transformation, Mål 5, har kommunfullmäktige gett kommunstyrelsen i uppdrag att tillsammans med tekniska nämnden genomföra en omvärldsanalys kring förutsättningar för digital omställning samt beskrivning av nuläge och behov av tillgång till digitala verktyg i kommunens verksamheter. Uppdraget i Planeringsförutsättningarna 2022-2025 är formulerat enligt nedan: Uppdrag 19: Kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen i uppdrag att tillsammans med tekniska nämnden genomföra en omvärldsanalys av jämförbara kommuners arbete med att skapa förutsättningar för digital omställning. Analysen ska särskilt belysa hur andra kommuner ger tillgång till digitala verktyg, ex datorer och smartphones, i kommunens olika verksamheter. Uppdraget omfattar också beskrivning av nuläge och behov av tillgång till digitala verktyg i Umeå kommuns olika verksamheter ur ett samlat kommunperspektiv. Uppdraget ska utmynna i förslag till ekonomisk plan för digitala verktyg och innehålla beskrivning av ekonomiska konsekvenser i form av investeringar och drift, såväl som verksamhetsperspektiv. Uppdraget ska redovisas våren 2022 som ett underlag inför budget 2023.
Uppdraget rapporterades till KSNAU 2022-03-01 som beslutade att återremittera ärendet till stadsledningskontoret för att ta fram ett gediget underlag som svarar upp mot den del i uppdraget som ska utmynna i ett förslag till ekonomisk plan för digitala verktyg och innehålla beskrivning av ekonomiska konsekvenser i form av investeringar och drift, såväl som verksamhetsperspektiv.
Respektive förvaltning har övergripande fått beskriva förändrade behov av digitala verktyg ut ifrån såväl befintliga som nya arbetssätt. Med en tidshorisont fram till 2026 har förvaltningarna fått beskriva mål och önskade lägen samt vilka yrkesgrupper och andra användargrupper som påverkas. De digitala verktyg som berörs är datorer, mobiltelefoner, fasta telefoner och surfplattor.
Läs hela sammanfattningen
Verksamheterna efterfrågar en säkerställd och långsiktig satsning på kommunens digitala infrastruktur för att ge ökade möjligheter för digital transformation. Inventeringen visar på kraftigt ökade behov av tillgång till främst mobiltelefoner och surfplattor, men även datorer. För mobiltelefoner och surfplattor ligger ökningen på 150-200% och för PC-datorer på cirka 50%. Avseende tillgång till digitala verktyg inom Stöd och omsorg, Äldreomsorg och Utbildning ligger de nivåer som lyfts i behovsinventeringen i Umeå kommun i linje med övriga kommuners ambitioner.
De största förändringarna avseende behov finns inom Stöd och omsorg, Äldreomsorg och Utbildning. Det som främst är drivande är beslutade och kommande införanden av nya IT-system som både möjliggör och förutsätter mobila arbetssätt, men också en ökad prioritet på digitalisering inom utbildning vilket bland annat medför förändrade kursplaner och mera fokus på elevernas digitala kompetens. Vid utebliven satsning på verksamhetens digitala enheter hämmas kommunens verksamhetsutveckling och möjlighet till omställning och de effektiviseringsvinster som krävs uteblir.
Vid Tekniska nämnden 2022-11-24 beslutades att ”Komplettering utifrån återremittering - KS-uppdrag 202219, Digital omställning och digitala verktyg” lämnas vidare som underlag till Kommunstyrelsens näringslivs- och arbetsutskott för fortsatt hantering, se protokoll bilaga 3.
Underlaget (bilaga 1 ver 1.1) har inför KSNAU 2022-12-13 kompletterats med ett förtydligande avseende vad angivna behov medför praktiskt avseende tillgång till digitala verktyg för medarbetare och elever. Om kommunen fattar beslut att tillhandahålla digitala enheter i enlighet med angivna behov kommer det inom utbildningsförvaltningen medföra att majoriteten av medarbetarna har tillgång till minst en egen digital enhet. Det finns dock yrkesgrupper som fortfarande utifrån angivna behov är beroende av delad utrustning. Det exakta antalet som saknas för att dessa skulle ha minst en enhet per person är svårt att definiera men rör sig uppskattningsvis om ett par hundra enheter. Utbildningsförvaltningen har också flaggat för att eventuella förändringar i lagstiftning, befolkningsprognoser, elev- eller personalökningar som idag är okända kan påverka behovet av digitala enheter. Avseende elevdatorer medför angivna behov ingen ambitionshöjning, utan nuvarande normer gäller. En ambitionshöjning sker dock genom ökad tillgång till surfplattor i de lägre årskurserna samt för vissa specifika inriktningar. Inom Äldreomsorg och Stöd och omsorg kommer också en klar majoritet av personalen ha tillgång till en egen enhet om angivet behov tillgodoses. Undantaget är personal på boenden där det också fortsättningsvis fungerar bra med delade enheter under förutsättning att det är färre personer som delar på varje enhet.
I övriga förvaltningar är behoven till största del tillgodosedda redan idag med undantag för vissa kompletteringar för specifika yrkesgrupper och enheter. Se bilaga 1 för fullständig beskrivning.
Under 2022 har IT kunnat hantera ett högt prioriterat behov från förskoleverksamheten genom att använda ett upparbetat överskott för investeringsramen vilket uppstått då livslängden för datorer i vissa fall överstiger de 3 år som utbytesplanen baseras på. Dessa finns med som behov av reinvestering år 2025.
Flera av de jämförbara kommunerna har strategier och planer för teknikförsörjning. Det finns behov av att upprätta motsvarande i Umeå kommun.