Information om organisationsutvärdering samt stadsledningskontorets organisation
Kommunstyrelsen · 5 december 2023 · § 193 · Dnr KS-2023/00903
Kommunstyrelsens beslut
att godkänna utvärdering av nuvarande flerförvaltningslösning
att godkänna information om renodling/justering av Stadsledningskontorets organisation.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
I oktober 2018 fattade kommunfullmäktige beslut om att den då rådande 1-förvaltningslösningen skulle ombildas till en flerförvaltningslösning. Ett år senare (nov 2019) beslutade kommunfullmäktige att personal- och ekonomifunktionerna skulle decentraliseras och att en uppdelning mellan kommungemensamma personal- och ekonomiresurser skulle samlas inom Stadsledningskontoret och att verksamhetsnära stöd skulle fördelas till de olika nämnderna.
I samband med dessa beslut gav kommunfullmäktige även uppdrag om att förvaltningsindelningen samt antal förvaltningar skulle utvärderas efter två år (dvs 2020).
Med anledning av pandemin var det dock inte möjligt eller prioriterat att genomföra utvärderingen redan 2020. Utvärdering av den nya kommunorganisationen har därför genomförts under våren 2023. Utvärderingen har genomförts genom dialog och skriftliga underlag från respektive förvaltning samt från Centrala Samverkans Gruppen (CSG).
Läs hela sammanfattningen
Den nu genomförda utvärderingen visar att den nya organisationen landat väl och att de effekter som eftersträvades vid beslutet 2018 i hög grad infriats. Nämndernas roll har tydliggjorts, nämndernas styrning över de egna förvaltningarna har förstärkts samt att nämndernas verksamhets-, personal-, ekonomi- och arbetsmiljöansvar har förtydligats.
I samband med utvärderingen har dock några smärre justeringsbehov i gränsdragning/ansvarsfördelning identifierats. De justeringsbehov som identifierats berör huvudsakligen utformning av kommunstyrelsens förvaltning inom följande två områden:
1. Behov av att se över rådande uppdelning av kommungemensamma verksamheter som arbetar med digitalisering och IT. Kommungemensamma resurser för Digitalisering och IT återfinns idag dels inom ramen för Stadsledningskontoret (KS) och dels inom ramen för Teknik- och fastighetsförvaltningen (TN). Detta bedöms ej vara en optimal uppdelning. I ett separat ärende har därför förslag till samorganisering av dessa funktioner inom Teknik - och fastighetsförvaltningen hanterats i Kommunstyrelsen och Tekniska nämnden under hösten 2023. Nödvändig förändring av Tekniska nämndens respektive Kommunstyrelsens reglementen ska enligt plan hanteras av Kommunfullmäktige i dec 2023.
2. Behov av att justera och renodla kommunstyrelsens förvaltning. Utvärderingen har påvisat att Kommunstyrelsen ej haft en renodlad förvaltning sett till reglemente och grunduppdrag. Organisatoriskt har kommunstyrelsen haft sin verksamhet förlagd i tre olika förvaltningar. Huvuddelen av kommunstyrelsens verksamhet är organiserad i Stadsledningskontoret samtidigt som delar av kommunstyrelsens verksamhet har organiserats inom Samhällsbyggnadsförvaltningen (Strategisk utveckling/Fd Övergripande planering) och delar inom Utbildningsförvaltningen (minoritetssamordnare/minoritetsfrågor). De verksamheter som organiserats inom annan förvaltning har finansierats av kommunstyrelsen.
Denna uppdelning av kommunstyrelsens verksamhet på tre förvaltningar har medfört vissa otydligheter och att den tydlighet i ansvarsfördelning som kommunfullmäktige eftersträvade vid beslutet 2018 ej fullt ut varit möjlig att implementera.
Stadsdirektör Margaretha Alfredsson har därför gjort en översyn av Stadsledningskontorets organisation och har för avsikt att genomföra vissa justeringar för att samla kommunstyrelsens verksamheter inom kommunstyrelsens förvaltning. Detta innebär att Strategisk utveckling (Fd Övergripande planering) flyttas från Samhällsbyggnadsförvaltningen till Stadsledningskontoret och att minoritetssamordnarna flyttas från Utbildningsförvaltningen till Stadsledningskontoret.
Justeringarna är samverkade i FSG och CSG och samverkan har avslutats i enighet. Justeringarna gäller från 2024-01-01.
Justeringarna kräver i sak ingen förändring av kommunstyrelsens eller någon annans nämnds reglemente och bedöms ligga inom ram för den delegation Stadsdirektör har i organisationsfrågor.
Eventuellt kan justeringen innebära behov av namnändring av nuvarande Samhällsbyggnadsförvaltning. Den frågan hanteras i så fall i särskild ordning.