Revisionsrapport: Granskning av kommunens arbete med miljömål
Kommunstyrelsen · 4 juni 2024 · § 91 · Dnr KS-2023/00675
Kommunstyrelsens beslut
att lämna yttrande i enlighet med förvaltningens förslag.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
De förtroendevalda revisorerna i Umeå kommun har givit KPMG i uppdrag att genomföra en granskning av kommunens arbete med miljömålen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2023. Granskningens syfte är att bedöma om ändamålsenliga och effektiva processer finns för att säkerställa implementering av fullmäktiges Åtgärdsprogram för Umeås miljömål 2022–2025. De har förutom åtgärdsprogrammet använt sig av kommunallagen, FN:s globala mål och Agenda 2030, samt Sveriges nationella miljömål som kriterier i granskningen.
Den samlade bedömningen utifrån granskningen är att kommunstyrelsen samt berörda nämnder och bolag delvis har ändamålsenliga och effektiva processer för att säkerställa implementering av fullmäktiges Åtgärdsprogram för Umeås miljömål 2022–2025.
Revisorerna bedömer att implementeringen av åtgärderna i åtgärdsprogrammet för Umeå kommuns miljömål 2022–2025 inte säkerställs i samtliga granskade verksamheter. Detta utifrån att åtgärdsprogrammet vid tidpunkten för granskningen inte till fullo hade integrerats i kommunens nya modell för styrning, ledning och uppföljning. De bedömer att berörda bolag inte särskilt fått i uppdrag att arbeta utifrån de lokala miljömålen och åtgärdsprogrammet inom ramen för kommunens ägarstyrningsmodell.
Läs hela sammanfattningen
Revisionen finner att både intern och extern ändamålsenlig samverkan sker inom området för att nå de lokala miljömålen, men de finner att det finns ett behov av att förtydliga vad det innebär att ha huvudansvar för ett fokusområde inom ramen för klimatfärdplanen.
System och rutiner för tillfredsställande intern kontroll och uppföljning av åtgärdsprogrammet bedöms finnas på plats inom berörda nämnder, men det utgör inte en del av den ordinarie verksamhetsuppföljningen. Vidare bedöms berörda kommunala bolag inte genomföra någon uppföljning utifrån åtgärdsprogrammet och miljömålen utan följer upp det arbete som bedrivs utifrån inriktningsmål 4 inom ramen för den ordinarie verksamhetsuppföljningen.
Avslutningsvis bedömer revisionen att återrapporteringen uppfyller målen genom att gå till kommunstyrelsen via hållbarhetsutskottet.
Förvaltningens förslag till yttrande Nedan redovisas kommunrevisionens rekommendationer samt förvaltningens förslag till yttrande per rekommendation.
Kommunstyrelsen rekommenderas att tydliggöra hur styrning och uppföljning av befintliga styrdokument och mål ska integreras i den nya styrmodellen. Förvaltningen delar revisionens uppfattning. Rekommendationen är allmängiltig för stora delar av den aktiverande styrning som upparbetats och fastställts före den nya styrmodellen fastställdes och implementering av densamma påbörjades.
För att uppnå full styreffekt i de av fullmäktige fastställda inriktningsmålen finns behov av att aktualitets- och relevanspröva den styrning som fastställts före den nya styrmodellens införande. Detta för att säkra att fastställda principer/förhållningsätt för styrning tillämpas (eg i enlighet med beslutade riktlinjer för aktiverande styrning, ägarstyrning och planeringsprocess).
Inom ramen för sådan aktualitets- och relevansprövning bör förvaltningen identifiera och påtala områden där tidigare fastställd styrning överlappar ny styrning och föreslå lämpliga åtgärder. Samt identifiera och påtala områden/fält där äldre styrning har en detaljeringsnivå som ej är ändamålsenlig och vid behov föreslå lämpliga åtgärder.
Eftersom Umeå kommuns miljömål med tillhörande åtgärdsprogram upparbetades innan kommunfullmäktige fattade beslut om den nya styrmodellen har programmet inte till fullo integrerats i kommunens modell för styrning, ledning och uppföljning. En översyn skulle möjliggöra att programmet integreras i den nya styrmodellen på ett ändamålsenligt sätt.
För 2023 gjordes en uppföljning av åtgärdsprogrammet i sin helhet till tertial 2 och miljömålen följdes upp till årsrapporten för 2023. För bättre överblick och samsyn med bland annat inriktningsmålen kan dessa uppföljningar med fördel ske i enlighet med nya styrmodellen, detta förutsätter dock att såväl inriktningsmål som miljömål ses över och att detaljeringsnivån i åtgärdsprogrammet revideras i enlighet med en sådan översyn.
Överväga att föreslå kommunfullmäktige att i bolagens ägardirektiv förtydliga vilka styrdokument och mål som ska gälla för respektive bolag. Förvaltningen delar inte revisionens uppfattning. Av kommunfullmäktige fastställda inriktningsmål destineras redan idag (av kommunfullmäktige) till de nämnder och bolag som bedöms vara väsentliga aktörer för att nå måluppfyllelse. I direkt anslutning till att kommunfullmäktige fastställt planeringsdirektiv för kommande år genomförs översyn och revidering av ägardirektiv som sedan lyfts till kommunfullmäktige och bolagsstämma för fastställande.
Förvaltningens bedömning är att bolagskoncern och enskilda bolag har integrerat den nya styrmodellen väl och att arbetet med av kommunfullmäktige fastställda inriktningsmål sker på ett ändamålsenligt och förtjänstfullt sätt. Förvaltningen anser att det snarare är ’gammal’ styrning som bör ses över och anpassas till ny styrmodell snarare än det omvända.
Berörda bolag har inte särskilt fått i uppdrag att arbeta utifrån de lokala miljömålen och åtgärdsprogrammet inom ramen för kommunens ägarstyrningsmodell. Däremot arbetar såväl enskilda bolag och koncernen som helhet med kommunens inriktningsmål.
Kommunstyrelsen rekommenderas att framarbeta en uppdragsbeskrivning kring innebörden av att ha huvudansvar för ett fokusområde inom ramen för klimatfärdplanen. Förvaltningen delar delvis revisionens uppfattning. Kommunstyrelsen har enligt reglementet ansvar för att samordna för kommunen strategiskt viktiga områden. Inom kommunstyrelsens förvaltning har avdelningen Strategisk utveckling i sitt grunduppdrag ansvaret för att samordna klimatomställningen inklusive klimatfärdplanen och områdena i denna. Det behöver dock ske en utveckling av kommunens interna organisering för att säkra ett ändamålsenligt arbete både internt och externt med klimat- och miljöfrågor.
Kommunstyrelsen rekommenderas se över ansvarsfördelningen gällande åtgärderna i åtgärdsprogrammet och resursfördelningen kopplat till genomförandet av åtgärderna. Förvaltningen delar delvis revisionens uppfattning om det sker inom ramen för det resonemang som förts ovan om behovet av att se över tidigare fastställd styrning och vid behov integrera tidigare fastställd styrning inom ramen för den nya styrmodellen.
Vid uppföljningen av åtgärdsprogrammet vid T2 2023 framkom synpunkter på att huvudansvaret för vissa åtgärder ligger på fel verksamhet, samt ett fåtal som ligger på fel nämnd. Det framkom även svårigheter att veta vilken verksamhet som skulle vara huvudansvarig och hur arbetet skulle läggas upp för åtgärder där flera nämnder var utsedda som ansvariga, inte sällan på grund av olika möjligheter i resursfrågan. Detta är frågor som ses över av förvaltningen för att förtydliga ansvarsfördelningen.
Ansvaret för resursfördelning måste i första hand ligga på respektive nämnd. Här är det, som även nämnts i rapporten, viktigt att åtgärdsprogrammet integreras med respektive verksamheters verksamhetsplanering. Då åtgärdsprogrammet beslutades i slutet av 2022 var redan verksamhetsplanerna för 2023 färdigställda, vilket inte gynnade arbetet med åtgärdsprogrammet i stort. Detta var något som uppmärksammades från förvaltningens sida och under 2023 informerades de olika verksamheterna och nämnderna, så de skulle ha möjlighet att inkludera arbetet med åtgärderna i sina verksamhetsplaner för 2024.
Kommunstyrelsen rekommenderas ta ställning till huruvida uppföljningen av åtgärdsprogrammet ska följas upp inom ramen för ordinarie verksamhetsuppföljning. Förvaltningen delar revisionens uppfattning. Uppföljning av åtgärdsprogrammet sker i dagsläget i samband med T2-rapporteringen. Då åtgärdsprogrammet gäller till 2025 bör det vid en kommande omarbetning/revidering integreras i den nya styrmodellen och därmed följas inom ramen för ordinarie verksamhetsuppföljning.
Sammantaget delar förvaltningen i stora delar revisionens bedömningar och rekommendationer gällande integrering i den nya styrmodellen, avseende både uppföljning och styrning. Vidare bör även miljömål och åtgärdsprogrammet ses över och integreras i ny styrmodell för att möjliggöra uppföljning inom ordinarie verksamhetsuppföljning. Däremot anser förvaltningen inte att bolagens ägardirektiv behöver förtydligas, det är snarare tidigvarande styrning som behöver ses över och integreras inom ram för ny styrmodell.