Återrapport av uppdrag: Förslag på struktur på en funktionell tvåförvaltningslösning med tydlig ansvarsfördelning för för- och grundskolenämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden

Kommunstyrelsens näringslivs- och arbetsutskott beslutade 2024-12-10 om följande uppdrag: att stadsdirektören, ekonomidirektören och HR-direktören ges i uppdrag att återkomma med förslag på struktur på en funktionell tvåförvaltningslösning med tydlig ansvarsfördelning. Förslaget ska utgå från befintliga nämndsramar samt nyckeltalsfördelning av de resurser som i dagsläget är samlade på den ena nämnden men som arbetar på uppdrag av bägge nämnderna, tex ekonomi, HR och andra stöd- och ledningsfunktioner. Nyckeltal tillhandahålls av ekonomifunktionen, SLK.

Nuvarande utbildningsförvaltning arbetar på uppdrag av två nämnder; för- och grundskolenämnden respektive gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Kommunfullmäktige fördelar medel till nämnder i form av budgetramar. Huvuddelen av resurserna som utbildningsförvaltningen förfogar över ligger därför redan fördelat till den nämnd där resurserna används. Detta gäller till exempel budget för lärare, läromedel, elevhälsa osv. Sedan finns det förvaltningsgemensamma resurser som nyttjas som stöd för båda nämnderna. Dessa resurser finns i två kategorier, där den ena kategorin är resurser som arbetsleds av en chef men där budgeten för den personalstyrka som arbetsleds är fördelad mellan nämnderna och ligger i respektive nämnds budget. Den andra kategorin är resurser där budgeten ligger samlade i en nämnd men som avser bägge nämnderna. Detta gäller tex utbildningsdirektör, jurist och enstaka gemensamma chefstjänster men också ekonomi- och HR-avdelningen. Budget för dessa ligger enbart på en nämnd trots att de arbetar på uppdrag av bägge nämnderna. HR- och ekonomiavdelningen utgör den största delen av det som idag är samlat på en nämnd men som nyttjas av bägge nämnderna.

Viktigt att ha i åtanke är att även om budget ligger fördelat på respektive nämnd kan enskilda personer dela sin tid mellan nämndernas ansvarsområden.

Komplett bodelning Stadsdirektörens bedömning är att en funktionell tvåförvaltningslösning bäst uppnås genom en komplett bodelning så långt det är möjligt. De funktioner som idag arbetsleds gemensamt men där budget redan i dagsläget ligger fördelad på respektive nämnd påverkas ej i budgethänseende. Funktioner som arbetsleds gemensamt och där budgeten ligger samlad i en nämnd men arbetar på uppdrag av bägge nämnderna föreslås fördelas mellan nämnderna. Förslaget är att budget för dessa resurser fördelas mellan nämnderna utifrån nämndernas budgetramar.

Det är dock bara uttalat gemensamma resurser som omfattas av den översyn/förslag som stadsdirektören arbetat fram. Det betyder att eventuella driftkostnader som av någon anledning konterats på ”fel nämnd” inte har omfattats av denna utredning, utan får hanteras i särskild ordning.

Fortsatt gemensamt Diarium och därmed registrator föreslås fortsätta vara gemensamma. Budgeten/kostnaden ligger redan i dagsläget fördelad på respektive nämnd. Förslagsvis sköts arbetsledningen av den större av de två förvaltningarna. Verksamhetssystem som är gemensamma idag, föreslås vara gemensamma även vid en eventuell delning av förvaltningen. Budgeten/kostnaden ligger redan i dagsläget fördelad på respektive nämnd. Ingen gemensam arbetsledning bedöms behövas då styrning av utveckling/förvaltning av dessa gemensamma verksamhetssystem hanteras inom den objektstyrningsmodell som tillämpas i kommunen.

Grunder för förslaget En komplett bodelning är att föredra då det ger tydliga gränssnitt, där respektive nämnd och respektive förvaltning får tydligt mandat att styra samt tydligt ansvar för att tillgängliga resurser nyttjas effektivt och ändamålsenligt.

Budgetram som fördelningsnyckel bedöms vara den mest neutrala fördelningsnyckeln och därmed ha hög legitimitet. Det är också en fördelningsnyckel som är enkel att förstå.

Konsekvenser av förslaget I dagsläget arbetar flertalet personer på uppdrag av bägge nämnderna. Förslaget på komplett bodelning innebär att alla ekonomiska resurser delas upp mellan nämnderna. Det förhindrar dock inte förvaltningarna från att dela på personella resurser även framledes. Däremot innebär förslaget att det inte kommer finnas gemensamma budgetar över nämndsgränserna. Om förvaltningarna inte fortsätter dela på vissa kompetenser finns risk för fördyring eller risk för kompetensbortfall, jämfört med hur det ser ut idag.

Eventuella organisationsförändringar och personella förändringar till följd av en resursfördelning mellan nämnderna, hanteras inom ramen för samverkansavtalet och därmed i berörd/a förvaltningar.