Kommunen svarar JO om arkivavgifter
Yttrande om JO-anmälan avseende avgift
Kommunstyrelsen · 17 mars 2026 · § 44 · Dnr KS-2026/00206
I korthet
Kommunen har svarat Justitieombudsmannen på en anmälan om avgifter hos stadsarkivet. Svaret säger att det är gratis att få ut vanliga handlingar, men att kopior över nio sidor kostar pengar.
Kommunstyrelsens beslut
Kommunstyrelsens beslutar
att fastställa yttrande i enlighet med tjänsteskrivelse.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
Justitieombudsmannen (JO) har begärt att kommunstyrelsen i Umeå kommun ska yttra sig över en anmälan som rör stadsarkivet i Umeå kommuns tillämpning av eftersökningsavgift.
Anmälan avser i huvudsak frågan om eftersökningsavgift tas ut och hur denna avgift förhåller sig till gällande regelverk samt till JO:s uttalanden i ämbetsberättelsen 2019/20.
JO begär att kommunen redogör för det rättsliga stödet för avgiften samt hur avgiftssystemet tillämpas i praktiken.
Läs hela sammanfattningen
Rättsligt stöd och styrande dokument Stadsarkivets verksamhet regleras av arkivlagen (1990:782), tryckfrihetsförordningen (1949:105), offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt Umeå kommuns arkivreglemente, antaget av kommunfullmäktige (dnr KS000025/1997).
En taxa för utlämnande av handlingar och arkivarbete vid stadsarkivet trädde i kraft den 1 september 2025 (dnr KS-2024/00541-3). Enligt denna är information om arkivbestånd, arkivförhållanden och uppgifter ur allmänna handlingar som förvaras i Umeå stadsarkiv avgiftsfri. För kopior överstigande nio sidor tillkommer dock en avgift enligt gällande taxa.
Stadsarkivets tillämpning av avgiftsregler En grundläggande utgångspunkt för stadsarkivets verksamhet är att utlämnande av identifierade allmänna handlingar sker utan avgift. När en begäran avser en bestämd handling som går att återfinna med hjälp av till exempel diarier, register eller arkivens ordning (till exempel person-nummer- eller fastighetsordning), behandlas ärendet som ett utlämnande av allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen.
Om en förfrågan däremot inte avser en identifierbar handling utan skulle kräva en systematisk genomgång av arkivmaterial i syfte att ta fram eller sammanställa uppgifter, betraktas detta inte som eftersökning av en allmän handling utan som arkivforskning. I sådana fall hänvisas den som söker uppgifterna till att själv ta del av och söka i materialet i stadsarkivets forskarsal.
I beslutad taxa för utlämnande av handlingar och arkivarbete vid stadsarkivet finns en avgift för ”övriga förfrågningar”, vilket avser efterforskningar av handlingar ur privata och andra icke-kommunala arkivbildare.
Stadsarkivets ärendehantering i praktiken Under 2025 hanterade stadsarkivet totalt 2 192 ärenden. Inte i något av dessa ärenden har forskningsavgift tagits ut, utan enbart kopieringskostnader i enlighet med taxan från 2025. Detta speglar hur verksamheten i praktiken bedrivs.
Förhållandet till JO:s uttalande 2019/20 Kommunen är medveten om JO:s uttalande i JO:s ämbetsberättelse 2019/20 om att avgift inte får tas ut för åtgärder som en myndighet är skyldig att vidta enligt tryckfrihetsförordningen.
Stadsarkivet tar inte ut någon avgift för utlämnande av allmän handling. Forskningsavgift kan endast bli aktuell vid förfrågningar som avser privata arkivbildare.
Om information på webbplatsen I samband med att en ny taxa för utlämnande av handlingar och arkivarbete trädde i kraft i september 2025 genomfördes ändringar på stadsarkivets webbplats. Vid detta arbete missades att uppdatera ett äldre beställningsformulär med en formulering om ”30 minuters efterforskning”.
Stadsarkivet är tacksamt för att denna omständighet har uppmärksammats, eftersom formuleringen inte överensstämmer vare sig med nu gällande taxa eller med hur verksamheten bedrivs. Texten i e-tjänsten har nu korrigerats. Även informationen på stadsarkivets webbplats har setts över och uppdaterats så att det tydligt framgår att stadsarkivet inte tar ut någon avgift vid begäran om allmän handling, med undantag för kopieringsavgift enligt taxa.