Fråga: När ska fullmäktiges beslut verkställas? Veronica Kerr (KD)
Kommunfullmäktige · 28 februari 2022 · § 37 · Dnr KS-2022/00086
Kommunfullmäktiges beslut
Efter inlägg av Veronica Kerr och Hans Lindberg beslutar kommunfullmäktige att avsluta överläggningen om frågan.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
Efter medgivande av kommunfullmäktige ställer Veronica Kerr (KD) följande fråga till kommunstyrelsens ordförande.
När ska fullmäktiges beslut verkställas? Den pågående pandemin har ställt krav på snabba omställningar. Mycket arbete har skett på distans, även fullmäktige- och nämndssammanträden. Redan innan pandemin, i december 2019 beslutade kommunfullmäktige att bifalla Kristdemokraternas motion om att digitalisera sekretesshandlingar. I detta ingick att Umeå kommun ska utreda införandet av digitala utskick för sekretesshandlingar samt att Umeå kommun ska ersätta utskick av rekommenderad post med digitala utskick där det är ekonomiskt lönsamt.
Från och med i februari 2021 har kommunfullmäktige kunnat signera sina protokoll digitalt, men ännu saknas ett sådant beslut för nämnderna. Det betyder att trots att sammanträdet sker digitalt måste justering av protokoll ske fysiskt på plats i stadshuset. Om justerare inte kan närvara ska protokollet skickas med post fram och tillbaka vilket är både krångligt och osäkert.
Läs hela sammanfattningen
Med anledning av detta ställer jag följande fråga: När är arbetet med att digitalisera sekretesshandlingar klart och när kommer nämnderna att erbjudas samma möjligheter till digital justering som fullmäktige, kommunstyrelsen och dess utskott idag åtnjuter?
Hans Lindberg (S), kommunstyrelsens ordförande svarar på frågan: Arbetet kring utskick av sekretesshandlingar till nämndernas sammanträden är i gång och förväntas vara infört under våren.
När det gäller digital signering är målet att direktupphandla en tjänst för e-underskrifter från företaget som har pilottestats under en tid. Det är kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens tre utskott samt båda utbildningsnämnderna som hittills har testat e-signeringstjänsten. Tjänsten motsvarar på ett bra sätt de behov som finns för dessa nämnder/instanser. Gemensamt för dessa instanser är att de inte har sekretess i sina protokoll.
Beträffande e-signering och sekretess så kunde IT:s kommungemensamma arbete inte täcka det behovet i detta skede. Detta på grund av att alla de lösningar på marknaden som uppfyller de tekniska och juridiska kraven är mycket dyra och komplexa vilket ledde till att det inte var genomförbart i detta skede. I stället siktar vi på att fortsätta med den e-signeringstjänst som har utvärderats och kan hantera kommunens grundbehov för ett lågt pris, det enda som saknas är då stöd för sekretess.
Metoder för att komma runt problematiken som orsakar att sekretess inte stöds i vår nuvarande lösning är under utredning. Avtalsperioden hålls kort så att vi enkelt kan byta tjänst om en lämpligare lösning kommer till vår kännedom. Verksamheter som har ett stort behov av e-signering av sekretesshandlingar behöver också utreda lösningar med egna projekt då det finns utmaningar med lagring av handlingar i molnet, dvs att det finns juridiska aspekter som begränsar möjligheterna även om tekniken är tillgänglig.
Nämnder och verksamheter som idag vill nyttja e-signeringstjänsten kan läsa mer på intranätet.
Ärendets gång
Avgjort i fullmäktige 28 februari 2022.
- 31 januari 2022 Kommunfullmäktige § 8 Beslut Fråga: När ska fullmäktiges beslut verkställas? Veronica Kerr (KD)
- 28 februari 2022 Kommunfullmäktige § 37 (den här) Beslut