Motion 25/2021: Stärk insynen och demokratin -publicera möteshandlingar på kommunens hemsida; Johan Stål (V), Lasse Jacobson (V), Gudrun Nordborg (V) och Bore Sköld (V)
Kommunfullmäktige · 29 maj 2023 · § 90 · Dnr KS-2021/00749
Kommunfullmäktiges beslut
att bifalla motion 25/2021: Stärk insynen och demokratin - publicera möteshandlingar på kommunens hemsida.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
I en motion väckt i kommunfullmäktige 2021-08-30 yrkar Johan Stål (V), Lasse Jacobson (V), Gudrun Nordborg (V) och Bore Sköld (V):
1. att det formuleras en kommungemensam rutin för hur möteshandlingar, som inte omfattas av sekretess, ska göras tillgängliga för allmänheten på kommunens hemsida i samband med att de skickas till ledamöter i nämnder och styrelser.
2. att denna rutin medför att sådana handlingar lätt kan hittas på en gemensam plats på kommunens hemsida så att de blir både enkelt och fritt för alla att kunna ta del av.
Läs hela sammanfattningen
3. att denna rutin innebär att sådana möteshandlingar publiceras på Umeå kommuns hemsida tillsammans med dagordning, föredragningslista och tidigare protokoll för nämnder och styrelser.
Stadsledningskontorets anförande
Juridiken Huvudregeln är att tjänsteskrivelser inklusive bilagor blir offentliga när protokollet från ett nämndsmöte är justerat. Gäller ej för handlingar som inkommit till nämnden. De blir offentliga direkt när de inkommer till nämnden (om ej sekretess).
Nuläge I nuläget publicerar Umeå kommuns kommunstyrelse och nämnder ärendelista (även kallad dagordning, kallelse eller föredragningslista) och protokoll på webben före sammanträden. Journalister får utöver det också ta del av handlingar inklusive bilagor före sammanträdet i ett så kallat pressrum på kommunens webb. Det betyder i praktiken att handlingarna lämnat myndigheten (nämnden) och blir därmed offentliga och ska lämnas ut vid begäran om allmän handling. Till kommunfullmäktiges sammanträden publiceras på webben ärendelista och samtliga handlingar i en så kallad mötesbok tio dagar före sammanträdet.
Jämförelse med andra kommuner I bilaga till denna tjänsteskrivelse finns en sammanställning av hur åtta andra jämförbara kommuner har valt att göra gällande publicering av ärendelista, tjänsteskrivelser, bilagor och protokoll på webben. Alla nio kommuner (Umeå inkluderat) publicerar ärendelista. Åtta kommuner publicerar tjänsteskrivelser, sju kommuner publicerar bilagor till tjänsteskrivelser och samtliga kommuner publicerar protokoll (se jämförelse i bilaga).
Slutsats Utifrån ovanstående jämförelse med andra kommuner och det faktum att Umeå kommun redan idag publicerar tjänsteskrivelser och bilagor i ett pressrum på webben, rekommenderar stadsledningskontoret att Umeå kommuns kommunstyrelse och nämnder också publicerar tjänsteskrivelser och bilagor helt öppet på kommunens webb i anslutning till där ärendelistor och protokoll finns samlade och att motionen därmed bör bifallas.
Handlingar som omfattas av sekretess får dock inte publiceras. När det gäller handlingar som innehåller personuppgifter måste kommunstyrelsen och nämnderna bedöma utifrån GDPR om de kan publiceras eller inte och som en följd av bedömningen komma fram till den, för nämnden, mest praktiska tillämpningen.
Ärendets gång
Avgjort i fullmäktige 29 maj 2023.
- 16 maj 2023 Kommunstyrelsen § 72 Förslag till fullmäktige Motion 25/2021: Stärk insynen och demokratin -publicera möteshandlingar på kommunens hemsida; Johan Stål (V), Lasse Jacobson (V), Gudrun Nordborg (V) och Bore Sköld (V)
- 29 maj 2023 Kommunfullmäktige § 90 (den här) Beslut