Revisionsrapport: Granskning av styrning av investeringsprojekt
Kommunstyrelsen · 18 augusti 2020 · § 127 · Dnr KS-2020/00283
Kommunstyrelsens beslut
att yttra sig enligt följande:
Kommunstyrelsen ser positivt på den konstruktiva kritik och de rekommendationer som kommunrevisionen lämnat.
Kommunstyrelsen kommer vid kommande delårs- och årsbokslut särskilt följa upp de KF-uppdrag som relaterar till förbättrad planering och uppföljning av kommunens investeringar och avtal.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
KPMG har av Umeå kommuns revisorer fått i uppdrag att översiktligt granska kommunens rutiner och processer vad gäller styrning, finansiering och uppföljning av större investeringsprojekt.
Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen och tekniska nämnden säkerställer en ändamålsenlig projektstyrning avseende investeringsprojekt, det vill säga om investeringsprojekt omfattas av en tillräcklig styrning och intern kontroll.
Granskningen visar att Umeå kommun befinner sig i en period där styrning av investeringsprojekt är under utveckling. Bland annat har kommunfullmäktige gett tekniska nämnden i uppdrag att: säkerställa att rutiner finns kring uppföljning av avslutade projekt, sammanställa kommunens samlade investeringsbehov nedbrutet på objektsnivå till och med år 2030 samt beräkna och redovisa den driftskostnad som blir effekt av det årliga investeringsbehovet. Kommunfullmäktiges uppdrag beträffande det sammanställda investeringsbehovet och dess effekt på driftskostnaden riktar sig även till kommunstyrelsen.
Läs hela sammanfattningen
Vidare visar granskningen att det i stor utsträckning finns upprättade riktlinjer och rutiner för investeringar och att samtliga investeringsprojekt har tillgång till systemstöd i form av iBinder och projektuppföljningsprogrammet PUFF. Av styrdokument framgår att kommunen har tydliga krav på att fullödiga underlag ska finnas innan ett investerings-projekt kan initieras. Vidare ska de driftskostnader som blir konsekvensen av investeringen rymmas i berörd nämnds driftbudgetram.
Sammanfattningsvis bedömer revisionen att kommunens pågående arbete för att utveckla styrningen av investeringsprojekt, tillsammans med befintliga styrdokument och riktlinjer, är en god riktning för att ytterligare kunna tillvarata de förutsättningar som krävs för att investeringar genomförs som avsett, följer tidplan och budget samt tillgodoser Umeåbornas behov.
Förvaltningens underlag för yttrande Kommunstyrelsen genomför på egen hand i stort sett inga investeringsprojekt. De investeringar som ligger inom kommunstyrelsens investeringsbudget rör oftast Stornorrfors kraftverk som kommunen äger tillsammans med Vattenfall, införanden av system som är kommunövergripande samt strategiska investeringar där köpeskillingen ligger inom kommunstyrelsens investeringsbudget.
Kommunstyrelsen finansierar och utförande nämnd/aktör har rutiner och processer som säkerställer operativ projektstyrning och kontroll i såväl mindre som större investeringsprojekt. De medarbetare som utgör kommunens representanter i ev gemensamma styr- och projektgrupper har insyn i och utgör således även kontrollinstans för operativ styrning och uppföljning av projekten.
De åtgärder som vidtagits innan granskningens genomförande (t ex Kommunfullmäktiges uppdrag till TN och KS att förbättra uppföljning, beslutsunderlag, avtalsförvaltning etc) samt de rutiner som upprättats och implementerats inom TN bedöms sammantaget ge kommunen goda möjligheter att följa de rekommendationer kommunrevisionen lämnat.