Elektronisk justering (digital signering)
Kommunstyrelsen · 8 december 2020 · § 217 · Dnr KS-2020/00849
Kommunstyrelsens beslut
att från årsskiftet 2020/2021 tillåta elektronisk justering (digital signering) av sammanträdesprotokoll i kommunstyrelsen och i dess utskott samt i kommunfullmäktige.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
Umeå kommun var relativt tidigt ute med att digitalisera nämndprocessen. Underlag för beslut har de förtroendevalda kunnat ta del av i sina iPads sedan många år tillbaka. Nästa steg i digitaliseringen är att införa en tjänst att justera sammanträdesprotokoll elektroniskt.
En underskrift på ett papper anger vem som skrivit under och avsikten med underskriften. En elektronisk underskrift måste därför fånga både undertecknarens identitet och dennes avsikt. En avancerad elektronisk signatur är uteslutande knuten till undertecknaren. Undertecknaren kan identifieras genom signaturen. Den är skapad på ett sådant sätt att undertecknaren har kontroll över den. Ändringar i den elektroniska signaturen kan upptäckas.
Kommunallagen säger inget om att detta bestyrkande måste ske genom undertecknande med en penna. Det finns därför inget lagligt hinder för att justera kommunala sammanträdesprotokoll med elektronisk signatur. Frågan har även prövats av förvaltningsrätten och kammarrätten i Göteborg där man också konstaterat att inga hinder finns.
Läs hela sammanfattningen
Möjligheten att justera protokollen elektroniskt ger de förtroendevalda en förenklad hantering. Justerarna kommer nu att kunna justera protokollet från den plats där de befinner sig, de behöver inte längre åka in till stadshuset för att justera ett protokoll, vilket särskilt är en fördel för de som bor en bit bort från Umeå centrum. Detta medför också att protokoll inte behöver bli liggande i flera dagar i väntan på justering.
Den elektroniska justeringen görs genom BankID. Stadsledningskontoret förordar att detta införs från årsskiftet 2020/2021 i kommunstyrelsen, dess utskott och kommunfullmäktige.