Distansdeltagande i kommunfullmäktige via Webex (Cisco)
Kommunstyrelsen · 8 december 2020 · § 218 · Dnr KS-2020/00903
Kommunstyrelsens beslut
att gå vidare med alternativet Webex och att inhämta samtycke från samtliga ledamöter och ersättare vars personuppgifter kommer att behandlas i Ciscos telemetridata.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
Med anledning av pandemin har stadsledningskontoret fått i uppdrag att ordna möjlighet för ledamöter och ersättare att delta på kommunfullmäktiges sammanträde 21 december 2020 på distans.
Den lösning som bedöms ha de bästa förutsättningarna för att genomföra detta möte med 60 ledamöter plus ytterligare ett antal ersättare på distans är Webex som tillhandahålls av företaget Cisco. Webex ska inte sammanblandas med Cisco Meeting som är en äldre videokonferenslösning och som nu används för flertalet nämndsmöten.
Vid användning av Webex samlar Cisco in så kallad telemetridata som skickas över till USA. De personuppgifter som uppges behandlas i tjänsten är angivet namn, e-postadress, IP-nummer, när mötet började och hur långt mötet var. Cisco uppger att all övrig information i tjänsten hanteras inom EU/EES. Telemetrin samlas in och överförs till USA för att Cisco ska kunna analysera hur tjänsten används och för att hantera debitering.
Läs hela sammanfattningen
Cisco bör anses vara personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som hanteringen av telemetridata innebär.
Innan uppgifter lämnas ut från kommunstyrelsen måste en sekretessprövning ske. Utan mer information, bl.a. om lämpliga skyddsåtgärder för överföringen av uppgifter till USA, bör det anses föreligga sekretess för de personuppgifter som Cisco samlar in i sin telemetridata från kommunstyrelsens personuppgiftsbehandling. Då sekretess föreligger bör ett samtycke, för kommunstyrelsen att bryta sekretessen, samlas in från samtliga deltagare i fullmäktige vars personuppgifter kommer behandlas i Ciscos telemetridata.