Översyn av kommunkoncernens resurser och förmågor för digitalisering

Översynen utgår från de fyra målområden som beskrivs i SKR:s strategi Utveckling i en digital tid1. Nedan följer en sammanfattning av respektive målområde samt vilka delar som särskilt ska belysa i uppdraget.

1. Ledning, styrning och organisation Genom utvecklad ledning och styrning skapas förutsättningar att nyttja digitaliseringen som en källa till stärkt effektivitet och innovation. För att uppnå detta krävs förmågan att hantera både innovation och effektivitet inom samma styrning samt att hantera en dynamisk balans mellan dessa i takt med skiftande krav från omvärlden. Välfärdens utmaningar kräver nytänkande och mod. Allt viktigare blir kompetensutveckling samt fokus på

1

https://skr.se/skr/naringslivarbetedigitalisering/digitalisering/strategifordigitalutveckling.6 728.html innovation och förändringsledning. Kulturen är en central möjliggörare då det är medarbetarna inom organisationen som åstadkommer de faktiska förändringarna. Samtliga aktörer behöver även samarbeta för att främja det kontinuerliga, livslånga lärandet som möter den enskildes kunskapsbehov genom hela yrkeslivet.

Uppdraget ska särskilt belysa: ▪ förutsättningar för mätning och uppföljning av verksamheternas digitala mognad –mognadsmätning enligt DiMiOS2 genomförs inom uppdraget ▪ hur kompetenshöjning kopplat till digital transformation och omställningsförmåga kan samordnas ▪ förutsättningar för att samla/samnyttja spetskompetenser och metoder som krävs för en digital transformation, exempelvis inom arkitektur, dataanalys, AI, tjänstedesign och förändringsledning ▪ hur samverkan kan utvecklas inom koncernen och med externa parter för att bygga relationer, skapa samsyn, tydliggöra kontaktvägar och omvärldsbevaka ▪ förutsättningar för portföljstyrning utifrån förvaltning, utveckling, innovation – fokus på perspektiven att optimera nutiden, skapa framtiden och avveckla det som inte skapar värde ▪ förutsättningar för samverkan kring projektkontor, projektmodell, kompetenshöjning och resurser – behov kopplat till större koncernövergripande utvecklingsinitiativ ska särskilt beaktas ▪ hur pilotinitiativ kan samordnas och finansieras via exempelvis utvecklingsmedel och extern finansiering ▪ om det finns legala hinder som behöver beaktas vid en utökad samverkan kring digitalisering

2. Arkitektur och säkerhet Gemensamma ramverk och standarder för arkitektur och säkerhet kan liknas vid vårt vägtrafiksystem. De gemensamma trafikreglerna är grunden för ett fungerande trafiksystem och för att kunna bygga samman olika vägar med varandra. Att använda gemensamma ramverk och standarder är en förutsättning för att uppnå samverkansförmåga, så kallad interoperabilitet, på organisatorisk, rättslig, semantisk och teknisk nivå. Det ger också stöd för upphandling, nationella och lokala utvecklingsinitiativ och som möjliggörare för samverkan mellan aktörer i ett digitalt

2 https://www.digitalforvaltning.se/dimios/ ekosystem. Ett systematiskt informationssäkerhetsarbete, säker informationsförvaltning och säkert informationsutbyte är en förutsättning för att bibehålla och stärka tilliten till digitala välfärdstjänster. För att få full kraft i informationssäkerhetsarbetet integreras det med fördel i verksamhetens befintliga styr- och ledningssystem. Kommunkoncernen behöver samordna sig för att skapa förutsättningar för följsamhet till den ökade nationella samordningen och styrningen som sker inom området.

Uppdraget ska särskilt belysa: ▪ förutsättningar för att samla/samnyttja arkitekturkompetens med perspektiven strategi, verksamhet, information och teknik ▪ förutsättningar för att etablera arkitekturförmåga för att möjliggöra strukturerad förvaltning och utveckling ▪ förutsättningar för att samla/samnyttja kompetenser inom dataskydd/GDPR informationssäkerhet och IT-säkerhet

3. Informationsförsörjning och digital infrastruktur Vi lever i en tid där data är en värdefull tillgång. Information som har bred användning och är kritisk för samhällets effektivitet behöver följa gemensam standard och stabilt tillgängliggöras till en rimlig kostnad. Det finns många verksamhetsprocesser som är beroende av effektiv tillgång till information av god kvalitet. Exempel på sådan information är uppgifter om personer, företag, fastigheter samt behöriga utförare och leverantörer. Data är en gemensam resurs som ska kunna återanvändas för olika värdeskapande syften. Offentliga organisationer förvaltar enorma mängder data. Dessa data bör offentliga organisationer öppna upp och tillgängliggöra för andra att använda. Med digital infrastruktur avses exempelvis lösningar för informationsförsörjning, säkert informationsutbyte, identitetsfederation, behörighetsstyrning, loggning, samtycke, spärrar och autentisering. För att nyttja den potential som finns inom exempelvis automatisering, maskininlärning och AI behöver kommunkoncernen se data som en av de viktigaste tillgångarna och sträva efter att arbeta datadrivet vid såväl förvaltning som utveckling.

Uppdraget ska särskilt belysa: ▪ förutsättningar för att samla/samnyttja grundläggande kompetenser, metoder och teknik för digitalisering, exempelvis inom öppna data, RPA, IoT, LoRa och e-arkiv ▪ hur stöd för etablerande av nya arbetssätt och implementering av ny teknik kan samordnas ▪ behov och förutsättningar kring gemensam IT-drift ▪ förutsättningar för att mäta och utvärdera koncernens digitala infrastruktur och system för en mer kostnadseffektiv förvaltning, eventuellt med stöd av verktyget Dios3 ▪ beroenden till DIGG:s, Myndigheten för digital förvaltnings, uppdrag kring nationell förvaltningsgemensam digital infrastruktur4 och säker tillgång till nationella grunddata

4. Sammanhållen digital service Privatpersoner och företag möter i vardagen digitala tjänster som upplevs sammanhållna, utvecklas snabbt, är intuitivt designade och där teknologin är i framkant. Det ökar förväntningarna på offentlig sektors tjänster. För att offentliga aktörer ska kunna möta användarnas förväntningar på sammanhållen digital service behöver vi utveckla förmågan att utgå från användarens behov och livshändelser. Offentliga organisationer behöver säkerställa att man, enskilt och i samverkan med andra, gör rätt saker och på rätt sätt. Förutsättningen för att kunna erbjuda sammanhållna välfärdstjänster är att det finns samverkande processer. Vidare behöver det finnas förvaltningsgemensamma digitala funktioner att tillgå, att gemensamma krav ställs vid upphandling av nya lösningar och att användare har tillräcklig kunskap och stöd för att använda tjänsterna på rätt sätt. Kommunkoncernen behöver ha en gemensam vision för framtidens umebo som ger stöd i vart vi behöver ta oss, vad som behöver göras och vem som gör vad.

Uppdraget ska särskilt belysa: ▪ förutsättningar och metodik för behovsdriven utveckling där kundens/medborgarens perspektiv sätts i fokus samt hur kompetens och resurser kan samlas/samnyttjas ▪ förutsättningar för samverkan kring ärendehantering och e-service via kommunens befintliga e-serviceplattform