Slutrapport för uppdraget - Översyn av kommunkoncernens resurser och förmågor för digitalisering
Kommunstyrelsen · 7 december 2021 · § 254 · Dnr KS-2021/00490
Kommunstyrelsens beslut
att stadsledningskontoret får i uppdrag att så långt möjligt påbörja arbetet utifrån slutsatser och rekommendationer i slutrapporten redan under 2022.
att slutsatser och rekommendationer i slutrapporten inarbetas i remissversion av Programbeskrivning Digital transformation.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
Kommunstyrelsen gav i maj 2021 stadsdirektören i uppdrag att i samverkan med kommunens nämnder och bolag göra en översyn av samt ge förslag på organisering och samordning av den digitala transformationen. Uppdraget inbegriper såväl förmågor och resurser för en bred digitalisering som drift och förvaltning av IT.
Umeå kommuns nämnder och bolag står inför betydande utmaningar kring digitalisering och digital transformation för att matcha kunder och medborgares förväntningar och verksamhetens krav på effektivisering. Det tydligaste gapet mellan nuläge och önskat läge bedöms vara förmåga, kompetens och kapacitet att driva digitalisering med den förändringstakt som sker i omvärlden. Uppdraget har på ett tydligt sätt belyst såväl nuläge som möjliga utvecklingsområden samt konkreta fortsatta uppdrag som adresseras till nämnder och bolag. Resultatet ger också viktiga underlag för etablering av programmet för digital transformation. Uppdraget har också visat att en ökad samordning inom koncernen skapar förutsättningar för ökad förändringstakt och omställningsförmåga vilket bidrar till att uppnå kommunens övergripande visioner och mål.
Respektive bolag har utsett en kontaktperson som varit ingång för dialog och faktainsamling. Inom kommunen har respektive förvaltnings representant i digitaliseringsrådet haft motsvarande roll. För större och tydligt avgränsade aktiviteter har en aktivitetsansvarig utsetts med ansvar till faktainsamling, analys och rekommendation.
Läs hela sammanfattningen
Uppdragets styrgrupp har bestått av Johan Gammelgård Innovations- och Administrationsdirektör, Karin Isaksson Teknisk direktör, Tomas Forsberg IT-chef, Pernilla Henriksson Äldreomsorgsdirektör, Ann-Christine Gradin Utbildningsdirektör, Fredrik Lundberg VD UKF samt Jan Ridfeldt VD Umeå Energi.
De fyra områden som uppdraget belyser har strukturerats utifrån SKR:s strategi Utveckling i en digital tid. Uppdraget berör samtliga kommunens nämnder och de helägda koncernbolagen.
Område 1 – Ledning, styrning och organisering Området sätter fokus på vikten att ledning, styrning och organisation utformas så att rätt prioriteringar görs, nya kompetenser utvecklas och att invånare och medarbetare involveras i och är medskapande i förändringsarbetet. Det stärker förnyelsekraften och säkerställer att nyttan från insatser hämtas hem. Det möjliggör även juridiska förutsättningar för utveckling med hjälp av framväxande teknologi.
Område 2 – Arkitektur och säkerhet Området sätter fokus på behovet av gemensamma ramverk för arkitektur och säkerhet som används vid utveckling och förvaltning av digitala välfärdstjänster. Det skapar en gemensam grund och stärker samverkansförmågan när planering, utveckling och förvaltning av gemensamma lösningar hålls samman.
Område 3 – Informationsförsörjning och digital infrastruktur Området sätter fokus på vikten av att säkerställa att rätt information finns tillgänglig och kan utbytas på ett effektivt sätt.
Område 4 – Sammanhållen digital service Området sätter fokus på behovet av en sammanhållen digital service som baseras på samverkande processer och gemensamma lösningar. Detta innebär att verksamheterna kan erbjuda tjänster som utgår från användarnas behov och livshändelser.
Ärendets gång
Avgjort i kommunstyrelsen 7 december 2021.
- 18 maj 2021 Kommunstyrelsen § 102 Beslut Översyn av kommunkoncernens resurser och förmågor för digitalisering
- 7 december 2021 Kommunstyrelsen § 254 (den här) Beslut