Revisionsrapport: Granskning av kommunens beredskap inom hemtjänsten samt uppföljning och kontroll av privata utförare
Kommunstyrelsen · 15 mars 2022 · § 46 · Dnr KS-2022/00055
Kommunstyrelsens beslut
att yttra sig i enlighet med förvaltningens förslag.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
De förtroendevalda revisorerna i Umeå kommun har givit EY i uppdrag att granska kommunens beredskap inom hemtjänsten samt uppföljning och kontroll av privata utförare.
Kommunstyrelsen ansvarar enligt gällande reglemente för att verkställa kommunens upphandling av varor och tjänster. Kommunstyrelsen är avtalsägare för de avtal som upprättas med externa utförare och Upphandlingsbyrån är den verksamhet som har kommunstyrelsens uppdrag att ansvara för upphandlingsfrågor. Upphandlingsbyråns roll är att sammankalla till uppföljning, svara för det affärsmässiga vid uppföljning samt ansvara för att avtalsvillkoren följs.
Kommunens ramavtal för LOV för år 2021 innehåller totalt 163 kravställningar. Kommunrevisionens granskning visar att huvuddelen av avtalets formulerade krav (114 krav) är att betrakta som mätbara. 49 av avtalets formulerade krav bedöms av kommunrevisionen som generellt hållna och svåra att mäta. Kommunrevisionen påtalar även att det är erkänt svårt att formulera kvalitetskrav inom de verksamhetsområden som granskats. Kommunrevisionen påtalar dock att samtliga krav i avtalen inte följs upp, och att äldreomsorgsförvaltningen tillsammans med upphandlingsbyrån valt ut de krav som anses vara viktigast för att säkerställa kvalitet för brukaren.
Läs hela sammanfattningen
Biståndshandläggare inom avdelningen Utredning äldre ansvarar för uppföljning på individnivå inom ramen för äldreomsorgens myndighetsutövning. Uppföljningen på individnivå är den samma för interna och externa utförare. Uppföljningen inkluderar bland annat att säkerställa att uppdrag verkställs utifrån beslut om beviljade insatser, att genomförandeplan har upprättats och att behov är tillgodosedda.
Kommunrevisionen påtalar att när biståndshandläggare på Utredning äldre identifierar incidenter/brister (vid uppföljning på individnivå) rapporteras dessa i ett särskilt dokument till enhetschef för Utredning äldre. Var tredje månad genomför enhetschef vid Utredning äldre, tillsammans med förvaltningens kontaktperson för externa utförare, ett avstämningsmöte för att diskutera de uppkomna incidenterna/ bristerna i dokumentet. Om bedömning görs att det föreligger en avvikelse mot avtal rapporteras avvikelsen till Upphandlingsbyrån via systemet e-avrop. Revisionen påtalar att detta innebär att kommunstyrelsen som avtalsägare ej får förstahandsinformation direkt från äldreomsorgens handläggare vid eventuella avvikelser mot avtal.
Nedan redovisas kommunrevisionens rekommendationer och förvaltningens förslag till yttrande över respektive rekommendation.
Kommunrevisionen rekommenderar kommunstyrelsen och äldrenämnden att utveckla samverkan kring avtalsuppföljningen för att säkerställa att samtliga avvikelser mot avtal kommer avtalsägaren, som är kommunstyrelsen, tillhanda.
Förvaltningens förslag till yttrande: Kommunstyrelsen ser positivt på att samverkan kring avtalsuppföljning utvecklas. Kommunstyrelsen delar revisionens uppfattning om att samtliga avvikelser från avtal ska tillställas kommunstyrelsen som avtalsägare. Kommunstyrelsen delar dock ej kommunrevisionens bedömning som i sak innebär att samtliga incidenter/brister med automatik ska klassificeras som avvikelse mot avtal. Kommunstyrelsen anser det fullt rimligt att det sker en bedömning om inrapporterade incidenter är att betrakta som möjliga avvikelser från avtal innan de tillställs avtalsägaren.
Kommunrevisionen rekommenderar kommunstyrelsen och äldrenämnden att Säkerställa att ställda kvalitetskrav i avtal är tydligt definierade och uppföljningsbara samt att väsentliga kvalitetskrav i avtal med utförare regelbundet följs upp.
Förvaltningens förslag till yttrande: Kommunstyrelsen ser positivt på att ställda kvalitetskrav är tydligt definierade och uppföljningsbara och att väsentliga kvalitetskrav i avtal med utförare regelbundet följs upp. Detta innebär dock inte att samtliga kvalitetskrav med automatik ska följas upp vid varje uppföljningstillfälle.