Yttrande över revisionsgranskning av avtalsförvaltning
Kommunstyrelsen · 15 november 2022 · § 183 · Dnr KS-2022/00352
Kommunstyrelsens beslut
att godkänna förvaltningens förslag till yttrande.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
På uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har EY granskat kommunens arbete med avtalsförvaltning. Kommunsrevisonens sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen och berörda nämnder inte har säkerställt en ändamålsenlig avtalsförvaltning med tillräcklig intern kontroll av kommunens ingångna avtal.
Kommunrevisionen ser positivt på att kommunstyrelsen påbörjat processen med att förstärka och förbättra sin avtalsförvaltning, bland annat genom rekrytering av hållbarhetstrateger, utveckling av verktyg för spendanalys och en ny avtalsdatabas.
Utifrån granskningsresultatet rekommenderar kommunrevisionen kommunstyrelsen att:
Läs hela sammanfattningen
- Utveckla och skyndsamt implementera konkreta och styrande rutiner för avtalsförvaltningen, som utgår från Upphandlingsmyndighetens rekommendationer.
- Säkerställa en ändamålsenlig roll- och ansvarsfördelning i avtalsförvaltningen, utifrån principen att ansvar och mandat bör följas åt.
- Säkerställa att verksamheterna har effektiva verktyg och stöd i avtalsuppföljning och kontroll.
- Säkerställa att avtal omfattar mätbara krav, särskilt avseende social, ekonomisk och miljömässig hållbarhet samt andra horisontella frågor.
- Genomföra utbildningsinsatser kopplat till avtalsförvaltning.
- Säkerställa former för samstämmighet mellan Upphandlingsbyrån och berörda verksamheter vad gäller tillämpning av avtalsenliga sanktioner när leverantörer avviker från avtal.
Förvaltningens förslag till yttrande Som revisionen påtalar i den nyligt genomförda granskningen av kommunens inköps och upphandlingsprocess så delar Upphandlingsmyndigheten in upphandlingsprocessen i tre faser; förberedelse, genomförande av upphandlingen och realisering av avtalet. Alla tre faser är viktiga och samspelar genom att det som sker i en fas påverkar vad som är möjligt i nästa fas.
Kommunstyrelsen delar kommunrevisionens bedömning att det är av hög vikt att säkerställa en ändamålsenlig roll- och ansvarsfördelning. Att i en sådan roll- och ansvarsfördelning särskilja roller och ansvar enbart relaterat till delprocessen avtalsförvaltning (eg realisering av avtal) bedöms dock varken vara ändamålsenligt eller möjligt. Detta då en välfungerande avtalsförvaltning förutsätter en ändamålsenlig och korrekt ansvars- och rollfördelning i upphandlingsprocessen som helhet. Ansvars- och rollfördelning avseende avtalsförvaltning bör därför utformas så att den ligger i linje med ansvars- och rollfördelning för upphandlingsprocessen som helhet.
Motsvarande gäller även riktlinjer och krav på avtalsförvaltningens utformning. Sådana riktlinjer och krav bör även de utformas så att de följer och ligger i linje med riktlinjer och krav för upphandlingsarbetet som helhet.
Att som revisionen rekommenderar skyndsamt implementera konkreta och styrande rutiner, säkerställa att verksamheterna har effektiva verktyg samt genomföra utbildningsinsatser förutsätter att roll- och ansvarsfördelning samt övriga krav på utformning av kommunens upphandlingsprocess som helhet är tydliga och ändamålsenliga. Något revisionen i nyligen genomförd granskning av kommunens inköps- och upphandlingsprocess nogsamt påtalat inte är fallet. Utveckling, implementering och utbildning i rutiner för avtalsutformning, avtalshantering och avtalsuppföljning bör ske när roll- och ansvarsfördelning, riktlinjer och krav avseende kommunens upphandlingsprocess som helhet är tydliggjorda.
Kommunstyrelsen har som revisionen påtalar i uppdrag att under 2023 revidera kommunens policy och riktlinjer för upphandling och inköp. Sagda styrdokument är kritiska för att uppnå en tydlig roll- och ansvarsfördelning samt tydliga krav och riktlinjer för hur upphandlingsarbete (inkl avtalsförvaltning) ska bedrivas i kommunen och hur styrning, kontroll och uppföljning av området ska ske.
Kommunrevisionens granskning och rekommendationer kommer därför utgöra viktiga utgångspunkter i kommande revidering av Umeå kommuns policy och riktlinje för upphandling och inköp samt i det efterföljande implementerings- och utbildningsarbetet.