Yttrande över revisionsgranskning inköp och upphandling
Kommunstyrelsen · 15 november 2022 · § 184 · Dnr KS-2022/00353
Kommunstyrelsens beslut
att godkänna förvaltningens förslag till yttrande
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
På uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har EY granskat kommunens inköps- och upphandlingsprocess. Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsen och tekniska nämnden inte har säkerställt en ändamålsenlig upphandlings- och inköpsprocess. Bedömningen grundar sig i att den interna kontrollen brister i ett antal väsentliga avseenden;
- otydlighet i roll- och ansvarsfördelning,
- diskrepans mellan styrande dokument och praktiskt arbete
Läs hela sammanfattningen
- brist på centrala kontroller samt svårigheter i nuvarande system att inhämta korrekt data för analys och uppföljning.
Revisionen noterar dock att det pågår ett arbete inom kommunen för att tydliggöra både styrning och möjlighet till kontroller, vilket revisionen ser positivt på.
Utifrån granskningen lämnar kommunrevisionen följande rekommendationer till kommunstyrelsen:
- Prioritera revidering av styrdokument avseende inköp och upphandling
- Tydliggör den strategiska styrningen avseende upphandlingsfrågor utifrån ett koncernperspektiv, för att tillse den helhetssyn och effektivitet som uttalas i inköps- och upphandlingspolicyn.
- Tydliggör roll- och ansvarsfördelning avseende kommunövergripande och nämndspecifika upphandlingsbehov, beslut och -processer, inklusive delegation
- Stärk kontroll och uppföljning avseende kommunens totala inköp, för att kunna identifiera och vidta åtgärder rörande otillåtna köpbeteenden i organisationen.
Kommunrevisionen lämnar följande rekommendationer till Kommunstyrelsen och samtliga nämnder:
- Säkerställ rutiner för att all upphandling och inköp sker i enlighet med upphandlingslagstiftning samt kommunens styrdokument.
Förvaltningens förslag till yttrande Kommunrevisionens granskning påtalar och bekräftar ett antal sedan tidigare identifierade brister i kommunens hantering av upphandling och inköp.
Kommunstyrelsen ställer sig positiv till samtliga rekommendationer och särskilt revisionens rekommendation att prioritera revidering av befintliga styrdokument inom upphandlings- och inköpsområdet. Detta då sagda styrdokument är kritiska för att uppnå en tydlig roll- och ansvarsfördelning samt tydliga krav och riktlinjer för hur upphandlings- och inköpsarbete ska bedrivas i kommunen och hur styrning, kontroll och uppföljning av området ska ske. Kommunrevisionens granskning och rekommendationer kommer därför utgöra en viktig utgångspunkt i den revidering av Umeå kommuns policy och riktlinjer för upphandling och inköp som på uppdrag av kommunfullmäktige ska genomföras under 2023.