Revidering av reglemente för styrelse och nämnder

att revidera den generella delen i reglementet kring nämndinitiativ enligt förslag i tjänsteskrivelsen

att revidera tekniska nämndens grunduppdrag i reglementet enligt förslag i tjänsteskrivelsen

att revidera reglementen för individ- och familjenämnden, för och grundskolenämnden samt äldrenämnden kring ansvar för stiftelser enligt förslag i tjänsteskrivelsen.

att anta anvisning för hantering av nämndinitiativ, se bilaga 1

att rekommendera övriga nämnder att anta samma anvisning.

Ärendebeskrivning, sammanfattning Reglemente för styrelse och nämnder innehåller gemensamma bestämmelser och arbetsformer. Det tydliggör också nämndernas ansvarsområden och mandat. Det finns behov av mindre justeringar.

En justering kring nämndinitiativ föreslås i den generella delen i reglementet. Motivet är att förtydliga oklarheter som uppstått kring hanteringen. Tekniska nämnden föreslår revideringar av grunduppdraget i reglementet för att få en bättre beskrivning av nämndens verksamhet.

En översyn av hanteringen av stiftelser som förvaltas av Umeå kommun har synliggjort behovet av att tydliggöra ansvar för beslut om utdelning Kommunstyrelsen har fortsatt ansvar för förvaltning av fonderna medan några nämnder får ansvar för beslut om utdelning.

Nämndinitiativ I 4 kap. 20 § kommunallagen (2017:725) sägs att ”Varje ledamot i en nämnd får väcka ärenden i nämnden”. Bestämmelsen innebär att en eller flera ledamöter tillsammans kan väcka ärenden i nämnden och det kallas för ett nämndinitiativ. Dessa ska hanteras av nämnden. Förekomsten av nämndinitiativ upplevs ha ökat med följd att även osäkerheten och frågeställningarna ökat bland både förtroendevalda och tjänstepersoner.

Hanteringen av nämndinitiativ kan tydliggöras och därför föreslås följande revidering.

Förslag ny skrivning kring nämndinitiativ

Nämndinitiativ Ett nämndinitiativ är ett sätt för en enskild ledamot eller för flera ledamöter tillsammans att nyttja kommunallagens möjlighet att väcka ett ärende i nämnden. För att ärendet ska kunna väckas vid nämndens sammanträde måste initiativet ligga inom nämndens uppdrag och ansvarsområde. Nämndinitiativ ska lämnas skriftligt.

Nämndinitiativ kan lämnas inför eller under ett sammanträde. Endast de ledamöter som tjänstgör vid sammanträdet har rätt att lämna nämndinitiativ. Om ledamot väcker ärende i nämnd under pågående sammanträde ska ärendet hänskjutas till förvaltning för beredning om ärendet inte kan avgöras under sammanträdet.

Befintlig skrivning kring nämndinitiativ

Nämndinitiativ Om ledamot väcker ärende i nämnd under pågående sammanträde ska ärendet hänskjutas till förvaltning för beredning om ärendet ej kan avgöras under sammanträdet.

Förslag anvisning För att ytterligare underlätta hanteringen har stadsledningskontoret tagit fram ett förslag till anvisning för hantering av nämndinitiativ i Umeå kommun, se bilaga 1. Anvisningen syftar till att skapa en enhetlig och rättssäker hantering av nämndinitiativ i Umeå kommun. Kommunstyrelsen föreslås att anta anvisningen och övriga nämnder rekommenderas att anta anvisningen.

Förändringar i Tekniska nämndens grunduppdrag Med anledning av nya och/eller förändrade ansvarsområden i tekniska nämndens reglemente har nämnden identifierat behovet av att revidera och uppdatera det nuvarande grunduppdraget.

De tillkommande och/eller förändrade ansvarsområdena omfattar följande:

• Fordonshantering: Inkluderar ett samordningsansvar för hållbar och effektiv fordonsanskaffning.
• Digital omställning: Inkluderar ett ansvar för att leda, samordna och utveckla kommungemensamt arbete med digitalisering och digital transformation.
• Klimatomställning inom nämndens verksamheter: Ett förtydligande att nämnden ansvarar för klimatomställningsarbetet inom nämndens ansvarsområden.

I samband med denna revidering har samtliga delar av grunduppdraget granskats och till viss del omformulerats för att tydliggöra nämndens ansvarsområden, minimera risken för missförstånd samt underlätta läsarens förståelse. Dessa förändringar syftar till att stärka nämndens förmåga att leverera sina tjänster på ett mer strukturerat och transparent sätt.

Förslag till ny beskrivning av grunduppdrag för tekniska nämnden Tekniska nämnden har ansvar för kommunens anläggningar, infrastruktur och allmänna platser såsom fastigheter, gator, vägar, parker och närskogar. Uppdraget innefattar att planera, bygga, förvalta och utveckla kommunens infrastruktur och offentliga utomhusmiljöer, kommunens IT- och kommunikationssystem samt Umeå kommuns fastigheter- både avseende verksamhetslokaler och boenden för sociala behov. Nämnden ska tillhandahålla färdtjänst, uppfylla kommunens uppgifter avseende trafikfrågor samt tillhandahålla intern service inom måltider och lokalvård. Nämnden har också ansvar för att samordna Umeå kommuns fordonsanskaffning samt att leda, samordna och utveckla kommungemensamt arbete med digitalisering och digital transformation. Uppdraget innefattar även att svara för klimatomställningsarbetet inom nämndens ansvarsområden.

Nämndens ansvarsområde omfattar alla verksamheter inom teknik- och fastighetsförvaltningen vilka är Digital omställning och IT, Fastighet, Gator och parker, Måltidsservice samt Städ- och verksamhetsservice.

Befintlig beskrivning av grunduppdraget för tekniska nämnden tas bort Tekniska nämnden ansvarar för kommunens anläggningar; fastigheter, gator, vägar, parker och allmänna platser. Tekniska nämnden ansvarar även för kommunens interna servicefunktioner samt färdtjänst. Nämndens uppdrag är att:

• planera, bygga, förvalta och utveckla kommunens infrastruktur och offentliga utomhusmiljöer, fastigheter och IT-system
• svara för den kommunala väghållningen och förvalta offentliga platser
• försörja Umeå kommuns verksamheter med lokaler och boende för sociala behov
• svara för samordning och utveckling av kommunens IT och telefonisystem
• svara för klimatomställningsarbetet inom nämndens ansvarsområden
• tillhandahålla färdtjänst
• tillhandahålla intern service inom måltider, lokalvård och vissa vaktmästartjänster
• fullgöra kommunens uppgifter avseende trafikfrågor

Nämndens ansvarsområde omfattar alla verksamheter inom teknik- och fastighetsförvaltningen vilka är Gator och parker, Fastighet, IT, Måltidsservice samt Städ- och verksamhetsservice.

Förslag förändringar kring hantering av stiftelser Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för förvaltning av stiftelser med anknuten förvaltning. Grunden till stiftelserna utgörs av donationer från privatpersoner som skänkts till olika välgörande ändamål. Kommunstyrelsen ska fortsatt ha ansvar för en sammanhållen förvaltning och ekonomiadministration medan vissa nämnder får ansvar för att besluta om utdelning. Nämnderna beslutar i sin tur om ev. vidaredelegering av ansvaret.

Förslag ny skrivning Individ och familjenämndens reglemente: Nämnden ansvarar för:

• utdelning av medel från stiftelsen Biståndsfonden

Nuvarande skrivning Individ och familjenämndens reglemente tas bort: Nämnden ansvarar för:

• förvaltning och utdelning av medel från Biståndsfonden och Augusta Karlssons fond, Ändringen motiveras av att Augusta Karlsson fond har upphört och då behövs ansvar för utdelning inte tydliggöras längre. Skrivning kring förvaltning tas bort för att inte skapa förvirring kring kommunstyrelsens övergripande ansvar för förvaltning.

Förslag på beskrivning av nytt ansvar För- och grundskolenämnden Nämnden ska: Besluta om utdelning av medel från Stiftelsen stipendiefonden för Umeå kommuns grundskola.

Nytt ansvar motiveras av att nämnden är bäst lämpad att fatta beslut om utdelning. Det har inte gjorts någon utdelning från stiftelsen sedan 2013. Ett förtydligande av ansvar möjliggör bättre nyttjande av medel och årlig utdelning från stiftelsen.

Förslag på ny skrivning äldrenämndens reglemente Delegering från kommunfullmäktige:

• Utdelning av medel från stiftelsen Blomsterfonden.

Nuvarande skrivning äldrenämndens reglemente tas bort Delegering från kommunfullmäktige:

• Förvaltning och utdelning av medel från Blomsterfonden.

Ordet förvaltning av stiftelse tas bort från äldrenämndens reglemente för att inte skapa otydlighet kring kommunstyrelsens övergripande ansvar för förvaltning.

Den som vill ta del av hela det befintliga reglementet för styrelse och nämnder hittar det på www.umea.se/styrdokument