Umeå säger ja till att gallra dubbla myndighetspapper
Svar på remiss: Riksarkivets föreskrifter om gallring av handlingar och uppgifter inom informationsutbyten mellan myndigheter
Kommunstyrelsen · 13 januari 2026 · § 9 · Dnr KS-2025/01002
I korthet
Kommunen svarar på en remiss och tycker att det ska bli lättare att slänga kopior av dokument som myndigheter redan har. Det gäller papper som skapas när myndigheter delar information med varandra.
Kommunstyrelsens beslut
att yttra sig över remissen enligt nedan.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
Umeå kommun är en kommunerna som fått möjlighet att yttra sig över rubricerat förslag till Riksarkivets föreskrifter. Kommunstyrelsen har överlämnat remissen till kommunens nämnder för yttrande till kommunstyrelsen som skickar kommunens yttrande till Riksarkivet.
Den 1 december 2025 började en ny sekretessbrytande bestämmelse gälla som förenklar möjligheten för myndigheter att dela information med varandra. Den nya bestämmelsen syftar till att motverka olika former av fusk, överträdelser och brottslig verksamhet. Bestämmelsen omfattar alla myndigheter, inklusive kommuner, regioner och privata aktörer som omfattas av offentlighets- och sekretesslagen. Innan en uppgift lämnas ut ska det göras en intresseavvägning och viss sekretess undantas från bestämmelsens tillämpningsområde (www.regeringen.se, pressmeddelande 2025-12-01).
Riksarkivet har tagit fram ett förslag till nya föreskrifter om gallring av handlingar och uppgifter inom informationsutbyten mellan myndigheter. Föreskrifterna omfattar informationsutbyten som görs i syfte att förebygga, förhindra, upptäck och utreda brott, fusk, regelöverträdelser och felaktiga utbetalningar.
Läs hela sammanfattningen
Riksarkivet uppmärksammar att det är sannolikt att mängden kopior och likalydande handlingar och uppgifter i myndigheternas arkiv kommer att öka genom utökade informationsutbyten. Det är problematiskt om arkiven växer genom en stor ökning av kopior av handlingar som redan finns på andra myndigheter där handlingarna har sitt ursprung.
Om Riksarkivet inte skulle besluta om gallring av handlingar och uppgifter inom informationsutbyten skulle det medföra dubbelarkivering av kopior och likalydande handlingar och uppgifter med risk för minskad effektivitet i hanteringen av myndigheternas arkiv.
Gallringen av handlingar och uppgifter som myndigheten tar emot eller lämnar ut genom informationsutbyten får dock enbart genomföras under förutsättning att myndigheten dokumenterar vad informationsutbytet har inneburit, vilka åtgärder som har vidtagits och vilka handlingar eller uppgifter som har förmedlats.
Stadsledningskontoret har inhämtat yttranden från byggnadsnämnden, fritidsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden, individ- och familjenämnden, överförmyndarnämnden, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, för - och grundskolenämnden, kulturnämnden, tekniska nämnden och äldrenämnden.
Följande avstår från att yttra sig: Miljö- och hälsoskyddsnämnden, individ- och familjenämnden, tekniska nämnden och äldrenämnden.
Inkomna yttranden: Fritidsnämnden har inget att erinra vad gäller förslaget. Byggnadsnämnden tillstyrker förslaget.
Umeå kommuns yttrande Umeå kommuns stadsarkiv tillstyrker Riksarkivets förslag till föreskrifter om gallring av handlingar och uppgifter inom informationsutbyten mellan myndigheter. Kommunen delar uppfattningen att den ökade omfattningen av lag- och förordningsstyrda informationsutbyten mellan myndigheter medför ett behov av att motverka onödig kopiebildning och dubbelarkivering, samt att gallring av duplicerad information är nödvändig för en effektiv och ändamålsenlig arkivhantering.