Nej till att ta bort reglerna om digitala möten på jobbet

3. att ta bort skrivelser i resepolicyn som reglerar användningen av digitala möten

4. att uppdra till personalnämnden att uppdatera riktlinjerna för tjänsteresor i enlighet med motionen.

Stadsledningskontorets anförande Stadsledningskontoret delar motionärens ambition att minska klimatpåverkan från tjänsteresor och att resepolicyn ska vara tydlig, ändamålsenlig och förenlig med kommunens klimat- och hållbarhetsmål. Samtidigt behöver policyn vara flexibel, kostnadseffektiv och praktiskt tillämpbar för verksamheterna.

1. Val av färdmedel och förslaget om en 50-milsgräns Nuvarande resepolicy bygger på att resor ska genomföras på ett så miljöanpassat sätt som möjligt och att flyg endast används när andra alternativ inte är rimliga. Detta innebär att verksamheterna redan idag kan välja flyg vid längre avstånd eller där alternativa färdsätt inte är realistiska.

Ett återinförande av en fast distansgräns (50 mil) riskerar att bli schablonartat och att inte ta hänsyn till restid, tillgänglighet eller verksamheternas behov. Den nuvarande policyn utgår i stället från en samlad bedömning där verksamheterna kan motivera flygresor när:

• restiden med andra alternativ är orimligt lång,
• uppdraget kräver fysisk närvaro,
• kostnader eller effektivitet talar för flyg,
• verksamhetens behov väger tyngre än tidsförlusten.

Stadsledningskontoret bedömer därmed att nuvarande formulering ger större flexibilitet samtidigt som klimatpåverkan kan vägas in i varje enskilt ärende.

2. Avseende obligatorisk betalning för fossilfritt flygbränsle Avseende obligatorisk betalning för fossilfritt flygbränsle delar stadsledningskontoret intentionen att stimulera omställningen till ett mer hållbart flyg.

I samband med den resebyråupphandling som genomfördes 2024 beslutade KS om tillägg i upphandlingsförfrågan om biodrivmedel (biobränsle) vid flygresor. Företagsresor i Umeå som vann resebyråupphandlingen har därför i sin tjänst säkerställt att tillval av fossilfritt flygbränsle säkerställs för samtliga flytningar oavsett flygbolag. Resebyrån säkerställer detta oavsett om resan bokas via det digitala systemstödet eller genom handläggare på resebyrån. Att så görs följs upp vid regelbunden avtalsuppföljning och sker i ett samarbete mellan Umeå kommun och Umeå kommunföretag som nyttjar samma resebyråavtal och i sin resepolicy redan har en tydlig skrivning om att samtliga flygresor ska bokas med tillval av fossilfritt flygbränsle.

Mot denna bakgrund framstår det som rimligt att även primärkommunens resepolicy på sikt förtydligar motsvarande inriktning, i syfte att skapa likvärdighet inom kommunkoncernen och säkerställa en samlad omställning mot mer hållbara tjänsteresor. En sådan utveckling hanteras dock inom ramen för personalnämndens ordinarie arbete med riktlinjer och styrdokument och kräver därför inget särskilt uppdrag genom motionen.

3. Vad gäller skrivningar om digitala möten Stadsledningskontoret anser skrivningen om digitala möten fortsatt fyller en viktig funktion.

Digitala möten lyfts i policyn som ett sätt att:

• minska utsläpp,
• öka effektivitet,
• spara kostnader och tid. Att ta bort skrivningarna skulle ge verksamheterna större frihet, men riskerar också att leda till spretighet och ökade resekostnader. Policyn idag reglerar inte när digitala möten ska hållas, utan anger endast att alternativet ska övervägas, vilket är en rimlig princip för styrning och kostnadskontroll.

4.Riktlinjer för tjänsteresor Personalnämnden har redan ansvar för att fortlöpande se över och uppdatera riktlinjer för tjänsteresor i enlighet med gällande styrdokument. Ett ytterligare uppdrag bedöms därmed inte nödvändigt.