KF uppdrag 2022:12 Översyn av investeringsprocessen
Kommunstyrelsen · 12 september 2023 · § 128 · Dnr KS-2023/00650
Kommunstyrelsens beslut
att revidera investeringsprocessen i enlighet med tjänsteskrivelsens förslag.
att ge stadsledningskontoret i uppdrag att införliva förändringarna i investeringsprocessen i pågående revidering av Riktlinjer för planeringsprocess-budget och investeringar.
att KF uppdrag 2022:12 Översyn av investeringsprocessen är slutfört.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
Kommunens investeringsutfall har under senaste tre åren varit betydligt lägre än utfallet tidigare år, och betydligt lägre än budgeterat. I samband med behandling av årsredovisningen för 2021 beslutade kommunstyrelsen att ge stadsledningskontoret i uppdrag att genomföra en översyn av investeringarna utifrån de förseningar som uppstått under pandemin och återkomma med förslag på hantering inför 2023 års budget- och investeringsprocess för budgetåret 2024. Tillfälliga åtgärder vidtogs, bla att revidera även innevarande år för att hantera den stora omfattningen av ombudgeteringar/förseningar.
Vidare beslutade kommunfullmäktige att i samband med beslut om budget 2023 ge kommunstyrelsen följande uppdrag (tilläggsuppdrag 2022:12): ”Kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översyn av investeringsprocessen, bland annat utifrån hantering av projekt av sällankaraktär och beräkningsmodell för förslag på investeringsram, totalt och per nämnd. Översynen syftar till att öka tydligheten i processen och en förbättrad styrning.” Översynen har visat att det är främst tre områden som behöver utvecklas inom investeringsprocessen:
- Förbättrad styrning; behov av ökad långsiktighet och att tekniska nämnden kommer tidigare in i processen. Nuvarande process med en 4-åring plan (ett budgetår och 3 planår) är för kortsiktig och begränsar långsiktiga analyser samt planering och styrning gentemot långsiktiga finansiella mål. Den kortsiktiga planeringshorisonten ger inte heller nämnderna den förutsägbarhet som behövs för att långsiktigt planera för strukturella förändringar och förändrade arbetssätt.
Läs hela sammanfattningen
- Tekniska nämnden som ansvarar för lokalförsörjningen och huvuddelen av kommunens investeringar, har bäst kunskap om investeringsprojekten och har en kontinuerlig dialog med verksamheterna. I nuvarande process kommer Tekniska nämnden tidsmässigt in sent och bör i stället få en tydligare roll tidigt i processen.
- En tydligare hantering av projekt av sällankaraktär inom ramen för ordinarie process. I dagsläget har dessa hanterats i ”särskild ordning” ibland helt utanför ordinarie budgetprocess, vilket skapat en otydlighet och i vissa fall medfört att framförhållningen varit för kort.
- Tydligare koppling till demografiska förändringar. Nuvarande beräkningsmodell för framtagande av investeringsramar tar inte hänsyn till förändringar i demografi.
Stadsledningskontorets förslag på reviderad process:
Kommunfullmäktige gav för några år sedan i uppdrag att ta fram ett investeringsunderlag på 10 års sikt. Investeringsunderlaget arbetades fram med utgångspunkt i demografiprognos och nuvarande norm/struktur i respektive verksamhet, och återrapporterades i KS 2022-02-15. I den ingår projekt av sällankaraktär som har direkt koppling till demografi, tex gymnasieplatser och vård- och omsorgsboenden. Stadsledningskontoret föreslår att det 10-åriga investeringsunderlaget skall revideras årligen och utgöra en viktig roll i processen inför beslut om investeringsbudget i fullmäktige i juni varje år. Det 10-åriga investeringsunderlaget skall tillsammans med fullmäktiges senaste beslutade investeringsbudget/plan (4 år), utgöra utgångspunkterna för förslaget på investeringsbudget/plan för nästa planeringsperiod (4 år).
Stadsledningskontoret föreslår också att investeringsprocessen justeras så att det är tekniska nämnden som tar fram förslag avseende fastigheter, vägar, gator och parker samt tillhörande utrustning för investeringsbudget (4 år) och 10-årig investeringsunderlag, enligt stycke ovan. Stadsledningskontoret kompletterar förslagen med medel för årligen återkommande ramanslag, framför allt avseende reinvesteringar. Detta utgör sammantaget de underlag som går med planeringsdirektiv 1 och som nämnderna ska yttra sig på.
Skillnad mot nuvarande process
Såsom processen är utformad i dagsläget har respektive nämnd upprättat förslag till investeringsbudget och -plan inom en matematiskt framräknad ram, och som tekniska nämnden sedan lämnat yttrande över. I förslaget till justerad process blir förfarandet det omvända. Det sammanställda förslaget till investeringsbudget-, plan och 10-årigt investeringsunderlag tillställs nämnderna som en del av Planeringsdirektiv 1, vilket sedan nämnderna ska lämna yttrande över.
Med föreslagen revidering av investeringsprocessen förväntas följande uppnås
- Bättre koppling till den demografiska utvecklingen (demografin är grunden till det 10-åriga investeringsunderlaget)
- Långsiktigt perspektiv för att bättre se eventuella anhopningar av projekt, i tid uppmärksamma finansiella effekter och påverkan på finansiella mål samt ge tidig signal för styrning såsom eventuella utredningsuppdrag kring lokalbehov.
- Ökad förutsägbarhet genom ökat fokus på det 10-åriga investeringsunderlaget. År 1–4 är det fokus på genomförbarhet och år 5–10 är det fokus på större förändringar i inriktning.
- Tydlighet i hur projekt av sällankaraktär kommer in i planen
- Mer effektiv process med mindre dubbelarbete genom tydligare roll- och ansvarsfördelning. Tekniska nämnden och stadsledningskontoret tar fram ett förslag för nämnderna att yttra sig på.
- Samråd har skett med teknik och fastighetsförvaltningen, kommunens lokalberedningsgrupp LOBER samt i ekonomidirektörens ledningsgrupp om förslag på revidering av processen.